Een ontvangstendagboek is een officieel boekhoudkundig dagboek waarin je elke dag alle verkopen noteert waarvoor je geen factuur opmaakt. De betaalwijze heeft geen invloed (cash, bankkaart, bankoverschrijving,...).
💡 Het ontvangstendagboek is verplicht zodra je inkomsten ontvangt waarvoor geen verkoopfacturen zijn opgemaakt.
Verwar het niet met het kas- of bankdagboek, die enkel transacties (betalingen) bevatten.
Een dagboek van het type verkoop
De boekhoudwetgeving vereist dat je een verkoopdagboek per type inkomst bijhoudt. Dit dagboek vermeldt eenvoudigweg de ontvangen inkomsten in chronologische volgorde.
Het dagboek van verkoopfacturen 🧾
Het dagboek vermeldt elke uitgestuurde verkoopfactuur. Deze facturen worden genummerd opgesomd. Een factuur is verplicht wanneer je klant een professional is.
Het ontvangstendagboek 📝
Ontvangsten zijn inkomsten waarvoor er geen verkoopfactuur is. Het gaat dus om een volwaardig type inkomst. Deze inkomsten zijn doorgaans afkomstig van een betaling via bank of kassa.
💡 Het is eenvoudig: doe je een verkoop of een prestatie zonder een verkoopfactuur op te maken? Dan gaat het om een ontvangst. Let er wel op dat je geen dubbels hebt. Dat gebeurt als je een bedrag als ontvangst categoriseert waarvoor je al een factuur had opgemaakt.
Verschil tussen een ontvangst en een verkoopfactuur
Ontvangst | Verkoopfactuur | |
Type klant | Particulier | Verplicht bij een professional |
Bewijs | Ontvangst in het ontvangstendagboek | Factuur in het verkoopdagboek |
Voorbeeld | Een patiënt betaalt zijn kineconsultatie aan het einde van de sessie | Een advocaat factureert zijn prestatie |
Moment van betaling | Contant, vóór de ontvangst | Na de factuur |
Boeking | Bij de afsluiting* van een maand (voor alle ontvangsten van de maand) * in het maandelijks ontvangstendagboek | Bij het versturen van een factuur |
Voor wie? | Kinesitherapeut, logopedist, psycholoog, tandarts, arts,... maar ook fotograaf, coach,... bij prestaties aan een particulier | Advocaat, architect, consultant,... voor een professionele klant of |
⚠️ Als je een verkoopfactuur opmaakt, mag het door de klant betaalde bedrag nooit worden opgenomen in je ontvangsten. Anders worden je inkomsten dubbel geteld.
Een van de belangrijkste verschillen is ook de boeking: een verkoopfactuur wordt meteen geboekt in je boekhouding. Een ontvangst wordt pas geboekt op het einde van de maand, bij de maandafsluiting in het maandelijks ontvangstendagboek.
Bijzonderheden van het ontvangstendagboek
Wijzigen verboden ⛔
Het is verboden om gegevens in het ontvangstendagboek te verwijderen of te wijzigen.
Als je een fout hebt gemaakt, registreer je de correctie afzonderlijk, op het moment dat je de fout vaststelt.
Toegestane formats 📲
Je kunt je ontvangstendagboek bijhouden in een papieren boek. De pagina's moeten gebonden en genummerd zijn: er mogen geen losse bladen worden toegevoegd of verwijderd.
Als je dit dagboek digitaal bijhoudt, is het verboden om gewoon een Excel-bestand te gebruiken. Je moet kiezen voor software die voldoet aan de conformiteitsvereisten, zoals BILLY. Een van de kernpunten is de tijdstempeling van de verrichtingen in een database en de onmogelijkheid om deze te wijzigen.
Dagelijkse registratie ✍🏻
Je moet minimaal één globaal bedrag per dag invoeren in je ontvangstendagboek. Als de verkoopprijs meer dan 250€ incl. btw bedraagt, moet je een aparte regel toevoegen specifiek voor die verkoop.
💡 In de praktijk raden we aan om een ontvangst toe te voegen voor elke gerealiseerde verkoop. Dankzij de synchronisatie met je bank doet BILLY dit automatisch. Je boekhouding is zo overzichtelijker en je hoeft je niet te verantwoorden bij een controle.
Onderscheid per btw-tarief 🔢
Elke toegevoegde ontvangst moet een bijhorend btw-tarief hebben: 0, 6, 12 of 21%.
Verschil met het kasboek
Het ontvangstendagboek is geen kasboek. In een kasboek registreer je alle cashbetalingen. Het gaat doorgaans om inkomsten, maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld een kasuitname voor privégebruik (privéopname) of naar de bank (bankstorting).
Voor alle bijkomende vragen kun je ons bereiken via de live-chat rechtsonder 😉
Tot snel!