Een kasboek (of kassadagboek) is een officieel document waarin je alle bewegingen in cash (contant geld) noteert. Dit geldt zowel voor zelfstandigen als natuurlijk persoon als voor vennootschappen.
💡 Zodra je met cash werkt, ben je verplicht een kasboek bij te houden. Zorgprofessionals zijn hier in het bijzonder door getroffen, omdat zij diensten verlenen aan particulieren en dus vaker contante betalingen ontvangen.
Zelfs als je slechts één keer een betaling in contanten doet, of als je één enkele contante betaling van een patiënt ontvangt, ben je verplicht een kasboek bij te houden.
Een financieel dagboek
De boekhoudwetgeving verplicht je om een financieel dagboek bij te houden per betaalmiddel. Dit dagboek registreert eenvoudigweg inkomende en uitgaande betalingen op chronologische volgorde.
Het bankdagboek 💳
Het meest voorkomende financiële dagboek is het bankdagboek: het lijst je banktransacties chronologisch op met informatie zoals de datum, het bedrag of de mededeling.
Dit is het eenvoudigste dagboek om op te volgen, omdat de informatie al in een databank (van de bank) staat. Als je zelfstandige bent, haalt BILLY je banktransacties op via een automatische synchronisatie met je bank.
Het kasboek 💸
Voor contante betalingen werkt het op dezelfde manier als het bankdagboek. Je moet alle contante betalingen registreren.
In welk formaat moet je het kasboek bijhouden? Traditioneel werd het kasboek bijgehouden in een ingebonden papieren schrift waarbij elke pagina genummerd is. Zo kan een controleur nagaan of de informatie niet is gewijzigd. Tegenwoordig kun je kiezen voor een digitaal hulpmiddel. Let op: de software moet wijzigingen verhinderen en de datum van invoer van elke toegevoegde informatie bewaren. BILLY stelt een wettelijk kasboek ter beschikking zodat je dit zorgeloos kunt beheren 🏖️
👉🏻 Ontdek hoe je je kas beheert in BILLY
⛔ Het is verboden om je kasboek in Excel bij te houden. Je kunt immers de tijdstempel van elke invoer in het boek niet garanderen, noch de onmogelijkheid tot wijziging.
Inhoud van het kasboek
Het kasboek moet chronologisch worden ingevuld. Voor elke betaling vermeld je:
De datum van de ontvangst of de uitgave
Het positieve of negatieve bedrag
De omschrijving of de mededeling
Het kassaldo: dankzij een digitaal hulpmiddel wordt dit saldo automatisch berekend
Situatie 1: uitgave naar de bankrekening
Wanneer je geld uit de kas haalt om het te storten op de bank, moet je een kasuitgave registreren. De beweging is van het type "Bankstorting".
Situatie 2: uitgave naar privé
Als je geld uit de kas haalt voor privégebruik, moet je ook een kasuitgave registreren. De beweging is van het type "Privéopname".
💡 Het is belangrijk om professioneel en privé contant geld duidelijk te scheiden. Zodra je een bedrag in contanten uit de kas haalt voor privégebruik, moet je een privéopname registreren.
Inventaris van het saldo 🔢
Op de laatste dag van het boekjaar ben je verplicht het saldo van je financieel dagboek te controleren.
Voor de bankrekening doet de bank dit voor jou. Er zijn geen fouten, omdat de berekening automatisch wordt gemaakt. Voor de kas moet je zelf nagaan of de boekhouding overeenkomt met de werkelijkheid (dit heet de kasafstemming).
💡 Het kassaldo in de boekhouding is vaak onjuist. Het volstaat bijvoorbeeld dat je bent vergeten een bankstorting te registreren. Let er dus op dat je elke contante betaling bijhoudt — dat bespaart je tijd bij de inventaris.
Verschil met het ontvangstendagboek
Het ontvangstendagboek en het kasboek zijn niet van hetzelfde type. Het kasboek registreert contante betalingen. Elke contante betaling wordt nauwkeurig in dit dagboek opgenomen.
Het ontvangstendagboek is een dagboek met inkomsten zonder factuur (de zogenaamde ontvangsten). Deze ontvangsten komen doorgaans voort uit een betaling via kas of bank. Er is dus een verband tussen het kasboek en het ontvangstendagboek.
Wat is dan het verband tussen het kasboek en het ontvangstendagboek? Een contante betaling kan een ontvangst genereren in het ontvangstendagboek. Bij het registreren van een contante betaling kun je in BILLY het type beweging opgeven. Als het type "Inkomst" is, genereren we automatisch de ontvangst in het ontvangstendagboek. Dit alles verloopt automatisch via BILLY — je hoeft niets te doen en je bespaart zo tijd ⏱️ Gedaan met Excel-bestanden of losse papiertjes op je bureau. Voer je inkomsten rechtstreeks in de app in!
Stel al je vragen via onze live-chat rechtsonder — we helpen je graag verder 😊
Tot snel!