Een kasboek (of kassadagboek) is een officieel document waarin je alle bewegingen in cash (contant geld) noteert. Dit geldt zowel voor zelfstandigen als natuurlijke persoon als voor vennootschappen.
💡 Zodra je met cash werkt, ben je verplicht een kasboek bij te houden. Zorgprofessionals zijn hier in het bijzonder mee bezig, omdat zij werken voor particulieren en dus regelmatiger contante betalingen ontvangen.
Zelfs als je slechts één keer een betaling in cash uitvoert, of als je één enkele contante betaling van een patiënt ontvangt, ben je verplicht een kasboek bij te houden.
Een financieel dagboek
De boekhoudwetgeving verplicht je om een financieel dagboek per betaalmiddel bij te houden. In dit dagboek registreer je inkomende en uitgaande betalingen op chronologische volgorde.
Het bankdagboek 💳
Het meest voorkomende financiële dagboek is het bankdagboek: dit geeft een chronologisch overzicht van je banktransacties met informatie zoals de datum, het bedrag en de mededeling.
Dit is het eenvoudigste dagboek om bij te houden, omdat de informatie al in een database (van de bank) staat. Als je zelfstandige bent, haalt BILLY je banktransacties op via een automatische synchronisatie met je bank.
Het kasboek 💸
Voor contante betalingen werkt het op dezelfde manier als het bankdagboek. Je moet alle contante betalingen registreren.
In welk formaat moet je het kasboek bijhouden? Vroeger werd het kasboek bijgehouden in een ingebonden papieren schrift waarbij elke pagina genummerd was. Zo kon een controleur nagaan of de informatie niet was aangepast. Tegenwoordig kun je kiezen voor een digitale tool. Let wel: de software moet wijzigingen onmogelijk maken en moet de datum van invoer van elke toegevoegde informatie bewaren. BILLY stelt een wettelijk kasboek ter beschikking zodat je dit zorgeloos kunt regelen 🏖️
👉🏻 Ontdek hoe je je kas beheert in BILLY
⛔ Het is verboden om je kasboek bij te houden in Excel. Je kunt namelijk niet garanderen dat elke invoer tijdgestempeld is, noch dat wijzigingen onmogelijk zijn.
Inhoud van het kasboek
Het kasboek moet chronologisch worden ingevuld. Voor elke betaling geef je aan:
De datum van de inkomst of uitgave
Het positieve of negatieve bedrag
De omschrijving of de mededeling
Het kassaldo: via een digitale tool wordt dit saldo automatisch berekend
Situatie 1: uitgave naar de bankrekening
Wanneer je geld uit de kas haalt om het op de bank te storten, moet je een kasuitgave registreren. De beweging is van het type "Bankstorting".
Situatie 2: uitgave naar privé
Als je geld uit de kas haalt voor privégebruik, moet je ook een kasuitgave registreren. De beweging is van het type "Privéopname".
💡Het is belangrijk om professioneel en privé contant geld goed van elkaar te scheiden. Zodra je een bedrag in cash uit de kas haalt voor privégebruik, moet je een privéopname registreren.
Inventaris van het saldo 🔢
Op de laatste dag van het boekjaar ben je verplicht het saldo van je financieel dagboek te controleren.
Voor de bankrekening doet de bank dat voor jou. Er zijn geen fouten, want de berekening gebeurt automatisch. Voor de kas moet je zelf nagaan of de boekhouding overeenkomt met de werkelijkheid (dit noemt men de kasaansluiting).
💡 Het kassaldo in de boekhouding klopt vaak niet helemaal. Het kan al voldoende zijn dat je vergeten bent een bankstorting te registreren. Wees dus aandachtig en noteer elke contante betaling, dan bespaar je tijd bij de inventaris.
Verschil met het ontvangstendagboek
Het ontvangstendagboek en het kasboek zijn niet van hetzelfde type. Het kasboek registreert contante betalingen. Elke contante betaling wordt nauwkeurig opgenomen in dit dagboek.
Het ontvangstendagboek is een dagboek met inkomsten zonder factuur (ook wel ontvangsten genoemd). Deze ontvangsten komen doorgaans van een betaling in kas of via de bank. Er is dus een verband tussen het kasboek en het ontvangstendagboek.
Wat is dan het verband tussen het kasboek en het ontvangstendagboek? Een contante betaling kan een ontvangst genereren in het ontvangstendagboek. Bij het registreren van een kasbetaling kun je in BILLY het type beweging opgeven. Als het type "Inkomst" is, dan genereren we automatisch de ontvangst in het ontvangstendagboek. Dit alles verloopt automatisch via BILLY, je hoeft er niets voor te doen en je bespaart zo tijd ⏱️ Geen Excel-bestanden of losse blaadjes meer op je bureau. Voer je inkomsten rechtstreeks in de app in!
Stel al je vragen via onze live-chat rechtsonder, we bespreken het graag met je 😊
Tot snel!