Een ontvangstendagboek is een officieel boekhoudkundig dagboek waarin je elke dag alle verkopen noteert waarvoor je geen factuur uitreikt. De betaalwijze heeft geen invloed (cash, bankkaart, bankoverschrijving,...).
💡 Het ontvangstendagboek is verplicht zodra je inkomsten ontvangt waarvoor geen verkoopfacturen zijn opgemaakt.
Verwar het niet met het kas- of bankdagboek, die uitsluitend transacties (betalingen) bevatten.
Een dagboek van het type verkoop
De boekhoudwetgeving verplicht je om een verkoopdagboek per type inkomst bij te houden. Dit dagboek vermeldt de ontvangen inkomsten gewoon in chronologische volgorde.
Het dagboek van verkoopfacturen 🧾
Het dagboek vermeldt elke uitgereikte verkoopfactuur. Deze facturen worden genummerd opgesomd. Een factuur is verplicht wanneer je klant een professional is.
Het ontvangstendagboek 📝
Ontvangsten zijn inkomsten waarvoor er geen verkoopfactuur is. Het gaat dus om een volwaardig type inkomst. Deze inkomsten komen doorgaans voort uit een betaling via bank of kassa.
💡 Het is eenvoudig: voer je een verkoop of prestatie uit zonder een verkoopfactuur uit te reiken? Dan gaat het om een ontvangst. Let er wel op dat je geen dubbels creëert. Dat gebeurt als je een bedrag als ontvangst categoriseert waarvoor je al een factuur had opgemaakt.
Verschil tussen een ontvangst en een verkoopfactuur
Ontvangst | Verkoopfactuur | |
Type klant | Particulier | Verplicht voor een professional |
Bewijsstuk | Ontvangst in het ontvangstendagboek | Factuur in het verkoopdagboek |
Voorbeeld | Een patiënt betaalt zijn kinesessie aan het einde van de afspraak | Een advocaat factureert zijn prestatie |
Moment van betaling | Contant, vóór de ontvangst | Na de factuur |
Boeking | Bij de validatie* van een maand (voor alle ontvangsten van de maand) * in het maandelijks ontvangstboek | Bij het verzenden van een factuur |
Voor wie? | Kinesitherapeut, logopedist, psycholoog, tandarts, arts,... maar ook fotograaf, coach,... bij prestaties aan een particulier | Advocaat, architect, consultant,... voor een professionele klant of |
⚠️ Als je een verkoopfactuur opstelt, mag het door de klant betaalde bedrag nooit worden opgenomen in je ontvangsten. Anders worden je inkomsten dubbel geteld.
Een van de belangrijkste verschillen zit ook in de validatie: een verkoopfactuur wordt onmiddellijk gevalideerd in je boekhouding. Een ontvangst wordt pas gevalideerd op het einde van de maand, bij de maandafsluiting in het maandelijks ontvangstboek.
Bijzonderheden van het ontvangstboek
Wijzigen verboden ⛔
Het is verboden om gegevens die in het ontvangstendagboek zijn ingevoerd te verwijderen of te wijzigen.
Als je een fout hebt gemaakt, registreer je de correctie apart, op het moment dat je de fout vaststelt.
Toegestane formaten 📲
Je kunt je ontvangstendagboek bijhouden in een papieren boek. De pagina's moeten gebonden en genummerd zijn: er mogen geen losse bladen worden toegevoegd of verwijderd.
Als je dit dagboek digitaal bijhoudt, is het verboden om gewoon een Excel-bestand te gebruiken. Je moet kiezen voor software die voldoet aan de conformiteitsvereisten, zoals BILLY. Een van de kernpunten is de tijdstempeling van bewerkingen in een database en de onmogelijkheid om ze te wijzigen.
Dagelijkse inschrijving ✍🏻
Je moet minimaal één globaal bedrag per dag inschrijven in je ontvangstendagboek. Als de verkoopprijs meer dan 250€ btw inbegrepen bedraagt, moet je een aparte regel toevoegen specifiek voor die verkoop.
💡 In de praktijk raden we aan om voor elke gerealiseerde verkoop een ontvangst toe te voegen. Dankzij de synchronisatie met je bank regelt BILLY dit automatisch. Zo is je boekhouding overzichtelijker en hoef je je niet te verantwoorden bij een controle.
Onderscheid per btw-tarief 🔢
Elke toegevoegde ontvangst moet een bijhorend btw-tarief hebben: 0, 6, 12 of 21%.
Verschil met het kasboek
Het ontvangstendagboek is geen kasboek. In een kasboek registreer je alle cashbetalingen. Dat zijn doorgaans inkomsten, maar het kan ook gaan om, bijvoorbeeld, een kasopname voor privégebruik (privéopname) of een storting naar de bank (bankstorting).
Voor al je bijkomende vragen kan je ons altijd bereiken via de live-chat rechtsonder 😉
Tot binnenkort!