En société, c'est votre comptable dédié qui se charge de réconcilier vos transactions bancaires avec vos justificatifs. Il encode les factures aux quotidien, ainsi que les extraits bancaires régulièrement. Lors de l'encodage des extraits bancaires, deux cas de figure sont possibles :
Vous avez déjà envoyé la facture (ou nous l'avons reçue via Peppol) : la transaction bancaire est directement réconciliée avec cette facture;
Vous n'avez pas encore envoyé la facture correspondant au paiement : elle apparait alors comme "dépense manquante" dans l'application.
Pour régler une dépense manquante, rendez-vous dans l'onglet Dépenses puis Dépenses manquantes. Sur le paiement concerné, dans les trois petits points, vous avez plusieurs possibilités, détaillées ci-dessous.
1. Importer le justificatif
Le document justificatif sera alors directement connecté à cette transaction bancaire. Le mouvement est régularisé.
2. Paiement privé
Vous avez fait un paiement pour votre privé depuis le compte société.
Concrètement, le paiement est comptabilisé comme une avance que la société a faite pour vous. Dans votre comptabilité, ce montant est à rembourser à la société : il fait évoluer votre compte courant.
3. Justificatif déjà importé
Le justificatif a été importé après l'encodage de la transaction bancaire par votre comptable, ou il n'a pas pu être identifié comme lié à ce paiement.
Il vous suffit alors de sélectionner, dans la liste déroulante, la pièce justificative à lier à cette transaction.
4. Prélèvement automatique
Vous pouvez sélectionner cette option si il s'agit d'un paiement récurrent pour lequel vous ne recevez aucune facture mais pour lequel vous avez un contrat ou un document initial qui fait office de justificatif.
Il s'agit généralement d'un loyer ou d'une prime d'assurance.
⚠️ Vous devez conserver quelque part le contrat ou la confirmation d'abonnement correspondant. En cas de contrôle, c'est ce document de référence qui justifiera la récurrence des prélèvements
5. Autre justification
Vous avez payé une dépense professionnelle mais vous ne retrouvez pas le justificatif.
Dans ce cas, vous êtes invité à choisir comment comptabiliser ce paiement :
Dépense non déductible : ce paiement est comptabilisé sur votre compte courant, comme un paiement privé, et devra être remboursé à la société. Ce choix est équivalent à celui où vous auriez sélectionné l'option "Paiement privé".
Dépense déductible : vous décidez de comptabiliser ce paiement en charge professionnelle déductible, sans justificatif. ⚠️ En cas de contrôle fiscal, vous devrez pouvoir justifier la dépense, sans quoi la charge sera rejetée et la TVA récupérée devra être reversée.
Un doute ? N'hésitez pas à nous contacter via le chat en bas à droite.
A très vite!