Lorsque vous êtes en société, un paiement doit obligatoirement être lié à un justificatif. Le plus souvent, il s'agit d'une facture.
Lorsqu'un paiement reste ouvert et que vous devez le justifier, plusieurs options sont possibles. Grâce à BILLY, c'est très simple 🤗
Il suffit d'aller dans l'onglet Dépenses puis Documents manquants. Sur les paiements, dans les trois petits points, vous pouvez :
Soit Importer le justificatif directement ;
Soit cliquer sur Autre justification et dans ce cas, vous serez amené à préciser l'une des quatre situations suivantes.
1️⃣ Paiement privé
Vous avez fait un paiement pour votre privé depuis le compte société.
Concrètement, le paiement est comptabilisé comme une avance que la société a faite pour vous. Dans votre comptabilité, ce montant est à rembourser à la société : il fait évoluer votre compte courant.
2️⃣ Paiement pro - Justificatif déjà importé
Dans ce cas, vous avez déjà importé un justificatif dans votre comptabilité (import manuel ou via Peppol). Il s'agit d'une facture, un ticket de caisse, un reçu, un bon de commande, etc démontrant l'achat réalisé pour votre activité professionnel. C'est la situation normale et recommandée.
Cela permet de vérifier la dépense, de récupérer la TVA si la facture est correcte, et de classer correctement la charge.
C'est toujours l'option à privilégier, même s'il s'agit d'une simple photo de ticket prise avec votre téléphone. Mieux vaut avoir ce lien dans la comptabilité qu'une justification "hors comptabilité".
3️⃣ Paiement pro - Prélèvement automatique
Vous êtes dans cette situation si vous avez un paiement récurrent, que vous ne recevez aucune facture mais que vous avez un contrat ou un document initial qui fait office de justificatif. Dans ce cas, l'absence de document lié au paiement ne signifie pas que la dépense est irrégulière.
Il s'agit généralement d'un loyer ou d'une prime d'assurance.
⚠️ Vous devez conserver quelque part le contrat ou la confirmation d'abonnement correspondant. En cas de contrôle, c'est ce document de référence qui justifiera la récurrence des prélèvements.
4️⃣ Paiement pro - Aucun justificatif
Cette option permet de traiter un paiement malgré l'absence de justificatif.
Dépense non déductible
Vous avez payé une dépense professionnelle mais vous ne retrouvez pas le justificatif. Vous ne souhaitez pas bloquer votre comptabilité dans l'attente d'un justificatif et vous ne souhaitez pas prendre de risque en passant ce paiement en charge fiscalement déductible.
Comme pour un paiement privé (point 1), ce montant est comptabilisé sur votre compte courant.
Dépense déductible
Dans ce cas, vous décidez de comptabiliser le paiement en charge déductible. Vous n'avez aucun justificatif dans votre comptabilité : vous devez alors être en mesure de justifier la dépense professionnelle en cas de contrôle fiscal.
Par exemple, vous avez fait un achat dans un commerce et vous avez perdu le ticket. Vous justifiez la dépense par une photo du bien acheté, un email de commande, ou tout autre moyen pour justifier ce paiement.
⚠️ Chaque dépense professionnelle doit pouvoir être prouvée. Sans justificatif, une charge peut être rejetée lors d'un contrôle fiscal, la TVA récupérée devra être reversée, et votre comptabilité peut être considérée comme irrégulière.
En savoir plus sur les conditions de déductibilité fiscale d'une dépense.
En cas de doute, contactez le live-chat en bas à droite ou directement votre comptable dédié.
À très vite !