Ne passez pas à côté d'un frais déductible
Une des conditions pour la déductibilité d'une dépense est d'avoir une pièce justificative. Sans quoi la dépense ne peut être déductible. Il n'y a pas de condition de forme : ce n'est pas obligatoirement une facture !
Dans la pratique, la facture ou le ticket sont cependant les preuves les plus utilisées. C'est d'autant plus vrai quand la facture est nécessaire pour la récupération TVA.
Un ticket ou une facture qui ne reprend pas votre numéro de TVA vous permet de déduire la charge (à l'impôt des personnes physiques ou des sociétés), mais pas de récupérer la TVA.
Pour vous aider à y voir clair, utilisez le tableaux ci-dessous 🕵🏻♂️ :
Exemples de situation | Document nécessaire à la déductibilité | Tolérance si perte du document |
Repas au restaurant | Ticket TVA : différent du ticket proforma, avec n° TVA du restaurateur. | Aucune tolérance. |
Course au Colruyt ou dans un commerce | Ticket de caisse : avec n° TVA du commerçant. Dans ce cas, vous ne récupérez pas la TVA.
Facture : vous pouvez toujours demander une facture avec vos coordonnées. Dans ce cas, vous pourrez récupérer le TVA (si vous êtes assujetti). | Aucune tolérance. |
Station-service (pompe à essence, station de recharge) | Facture avec carte carburant : en payant avec une carte carburant, vous recevez des factures par email en bonne et due forme (la TVA est alors récupérable). C'est la solution à privilégier (voir plus d'infos par ici). | Preuve de paiement (ticket de paiement ou extrait bancaire) : c'est mieux que rien, le paiement étant un élément de preuve de la dépense. |
Tournée dans un bar, achat à un artisan | Facture ou ticket de caisse avec n° TVA du fournisseur. | Aucune tolérance. |
Prendre le bus ou le train en Belgique | Ticket de transport : même si ce n'est pas une facture en bonne et due forme, la TVA est récupérable (c'est une exception sur les transports en commun en Belgique, un simple ticket suffit). | Aucune tolérance. |
Achat d'une voiture ou d'un téléphone d'occasion à un professionnel | Facture : même écrite à la main, doit contenir le n° TVA du fournisseur. | Aucune tolérance. |
Achat d'une voiture ou d'un téléphone d'occasion à un particulier | Document écrit ou un email : par exemple, pour l'achat d'une voiture ou d'un téléphone reconditionné. | Aucune tolérance. |
Achat d'occasion à un particulier en ligne (Vinted, 2eme main,...) | Mail de confirmation d'achat en ligne | Aucune tolérance. |
Prendre un taxi, Uber ou autre VTC | Facture ou reçu : soit vous avez une application mobile sur laquelle le reçu est généré automatiquement, soit le chauffeur doit vous fournir un reçu papier. | Aucune tolérance. |
Loyer pour votre bureau | Bail ou document / email écrit : reprend les conditions de durée, montant du loyer, préavis, espace loué... | Extrait bancaire : preuve pour la déduction de la dépense. Le bail seul n'est pas suffisant. |
Cotisations sociales | Attestation annuelle de paiement des cotisations sociales envoyée par votre caisse d'assurance sociale l'année suivante.
Les avis de paiement trimestriel sont à envoyer dans votre comptabilité afin de réaliser correctement vos prévisionnels d'impôt. | Extrait bancaire : preuve pour la déduction de la dépense. |
Travaux par un entrepreneur | Facture : avec n° TVA du fournisseur. | Aucune tolérance. |
Nouvelle serrure pour la porte du bureau, achat d'une plante sur un marché, commande de burgers pour un rendez-vous client | Papier à la main sans n° TVA : possible uniquement s'il s'agit d'un particulier. En effet, si professionnel, il doit vous fournir un ticket de caisse ou une facture avec son n° TVA dessus. | Aucune tolérance. |
Et vos factures BILLY 😎 ? | Facture numérique : une facture est émise chaque mois en PDF et enregistrée automatiquement dans vos dépenses. Vous ne devez pas la déposer dans vos dépenses. | Aucune tolérance. |
Enfin, payez aussi vos dépenses mixtes (avec une partie privée et une partie professionnelle) depuis votre compte bancaire professionnel. En cas de contrôle, vous éviterez ainsi de devoir fournir vos extraits bancaires privés pour prouver la dépense. Si votre compte pro n'est pas assez alimenté, vous pouvez simplement faire un prêt de votre compte privé vers le pro.
💡 Vous commandez en ligne ? Créez bien un compte professionnel sur le site de vente en ligne avant de passer la commande. Cela permet d'avoir une facture TVA en bonne et due forme. Une fois que la commande est passée avec un compte privé, il est rarement possible de récupérer une facture TVA.