Een ontvangstendagboek is een officieel boekhoudkundig dagboek waarin je elke dag alle verkopen noteert waarvoor je geen factuur uitschrijft. De betalingswijze heeft geen invloed (cash, bankkaart, bankoverschrijving,...).
💡 Het ontvangstendagboek is verplicht zodra je inkomsten ontvangt waarvoor geen verkoopfacturen zijn opgesteld.
Verwar het niet met het kas- of bankdagboek, die enkel transacties (betalingen) bevatten.
Een dagboek van het type verkoop
De boekhoudwetgeving vereist dat je een verkoopdagboek per type inkomst bijhoudt. Dit dagboek vermeldt eenvoudigweg de ontvangen inkomsten in chronologische volgorde.
Het dagboek van de verkoopfacturen 🧾
Het dagboek bevat elke uitgeschreven verkoopfactuur. Deze facturen worden genummerd opgesomd. Een factuur is verplicht wanneer je klant een professional is.
Het ontvangstendagboek 📝
Ontvangsten zijn inkomsten waarvoor er geen verkoopfactuur is. Het gaat dus om een volwaardig type inkomst. Deze inkomsten komen doorgaans voort uit een betaling via de bank of de kassa.
💡 Het is eenvoudig: voer je een verkoop of prestatie uit zonder een verkoopfactuur op te stellen? Dan gaat het om een ontvangst. Let er echter op dat je geen dubbels creëert. Dat gebeurt als je een bedrag als ontvangst categoriseert waarvoor je al een factuur had opgesteld.
Verschil tussen een ontvangst en een verkoopfactuur
Ontvangst | Verkoopfactuur | |
Type klant | Particulier | Verplicht bij een professional |
Bewijsstuk | Ontvangst in het ontvangstendagboek | Factuur in het verkoopdagboek |
Voorbeeld | Een patiënt betaalt zijn kiné-consultatie aan het einde van de sessie | Een advocaat factureert zijn prestatie |
Moment van betaling | Contant, vóór de ontvangst | Na de factuur |
Boeking | Bij de afsluiting* van een maand (voor alle ontvangsten van de maand) * in het maandelijks ontvangstboek | Bij het versturen van een factuur |
Voor wie? | Kinesitherapeut, logopedist, psycholoog, tandarts, arts,... maar ook fotograaf, coach,... bij prestaties aan een particulier | Advocaat, architect, consultant,... voor een professionele klant of |
⚠️ Als je een verkoopfactuur opstelt, mag het door de klant betaalde bedrag nooit in je ontvangsten worden opgenomen. In dat geval zouden je inkomsten dubbel worden geteld.
Daarnaast ligt een van de belangrijkste verschillen in de validatie: een verkoopfactuur wordt rechtstreeks gevalideerd in je boekhouding. Een ontvangst wordt pas aan het einde van de maand gevalideerd, bij de maandafsluiting in het maandelijks ontvangstboek.
Bijzonderheden van het ontvangstboek
Wijzigen verboden ⛔
Het is verboden om gegevens die in het ontvangstendagboek zijn ingeschreven te verwijderen of te wijzigen.
Als je een fout hebt gemaakt, registreer je de correctie afzonderlijk, op het moment dat je de fout vaststelt.
Toegestane formaten 📲
Je kan je ontvangstendagboek bijhouden in een papieren boek. De bladzijden moeten gebonden en genummerd zijn: er mogen geen losse bladen worden toegevoegd of verwijderd.
Als je dit dagboek digitaal bijhoudt, is het verboden om eenvoudigweg een Excel-bestand te gebruiken. Je moet kiezen voor software die voldoet aan de conformiteitsvereisten, zoals BILLY. Een van de kernpunten is de tijdstempeling van de verrichtingen in een databank en de onmogelijkheid om deze te wijzigen.
Dagelijkse inschrijving ✍🏻
Je moet minimaal één globaal bedrag per dag inschrijven in je ontvangstendagboek. Als de verkoopprijs meer dan 250€ incl. btw bedraagt, moet je een afzonderlijke regel toevoegen specifiek voor die verkoop.
💡 In de praktijk raden we aan om voor elke gerealiseerde verkoop een ontvangst toe te voegen. Dankzij de synchronisatie met je bank doet BILLY dit op een geautomatiseerde manier. Je boekhouding is zo overzichtelijker en dit bespaart je uitleg bij een controle.
Onderscheid per btw-tarief 🔢
Elke toegevoegde ontvangst moet een corresponderend btw-tarief hebben: 0, 6, 12 of 21%.
Verschil met het kasboek
Het ontvangstendagboek is geen kasboek. In een kasboek registreer je alle cashbetalingen. Het gaat doorgaans om inkomsten, maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld een kasopname voor privégebruik (privéopname) of naar de bank (bankstorting).
Voor alle bijkomende vragen kan je ons bereiken via de live-chat rechtsonder 😉
Tot snel!