Een kasboek (of kassadagboek) is een officieel document waarin je alle cashbetalingen (contante betalingen) registreert. Dit geldt zowel voor zelfstandigen als voor vennootschappen.
💡 Zodra je met cash werkt, ben je verplicht een kasboek bij te houden. Zorgverleners zijn hier in het bijzonder mee bezig, omdat zij prestaties leveren aan particulieren en dus vaker contante betalingen ontvangen.
Zelfs als je slechts één keer contant betaalt, of één contante betaling van een patiënt ontvangt, ben je verplicht een kasboek bij te houden.
Een dagboek van financiële aard
De boekhoudwetgeving verplicht je om een financieel dagboek bij te houden per betaalmiddel. Dit dagboek geeft gewoon een chronologisch overzicht van inkomende en uitgaande betalingen.
Het bankdagboek 💳
Het meest voorkomende financiële dagboek is het bankdagboek: het geeft een chronologisch overzicht van je banktransacties met informatie zoals de datum, het bedrag of de mededeling.
Dit is het eenvoudigst op te volgen, omdat de informatie al in een database (van de bank) beschikbaar is. Als je zelfstandige bent, haalt BILLY je banktransacties op via een automatische synchronisatie met je bank.
Het kasboek 💸
Voor contante betalingen werkt het op dezelfde manier als het bankdagboek. Je moet alle contante betalingen registreren.
In welk formaat moet je het kasboek bijhouden? Vroeger werd het kasboek bijgehouden in een gebonden papieren schrift waarbij elke pagina genummerd was. Zo kon een controleur nagaan of de informatie niet was gewijzigd. Vandaag kan je kiezen voor een digitale tool. Maar let op: de software moet wijzigingen verhinderen en moet de datum van invoer van elke toegevoegde informatie bewaren. BILLY stelt een wettelijk kasboek ter beschikking om dit zorgeloos te beheren 🏖️
👉🏻 Ontdek hoe je je kas beheert in BILLY
⛔ Het is verboden om je kasboek bij te houden in Excel. Je kan immers de tijdstempel van elke invoer in het boek niet garanderen, noch de onmogelijkheid tot wijziging.
Inhoud van het kasboek
Het kasboek moet chronologisch worden ingevuld. Voor elke betaling vermeld je:
De datum van de inkomst of uitgave
Het positieve of negatieve bedrag
De omschrijving of mededeling
Het kassaldo: dankzij een digitale tool wordt dit saldo automatisch berekend
Situatie nr. 1: uitgifte naar de bankrekening
Wanneer je geld uit de kas neemt om het op de bank te storten, moet je een kasuitgifte registreren. De beweging is van het type