Vanaf een computer of smartphone maak je eenvoudig je factuur aan. Je kunt ze personaliseren, opslaan als concept, versturen via e-mail of via Peppol.
💡 Door je factuur aan te maken met BILLY worden de gegevens rechtstreeks verwerkt in je boekhouding.
Vanuit welk scherm maak je een factuur aan?
1️⃣ Navigatiebalk
Klik op de knop + > Verkoop aanmaken
2️⃣ Tabblad Inkomsten
Ga naar het tabblad Inkomsten > Facturen
Klik op Nieuw
3️⃣ Klantenlijst
Ga naar het tabblad Inkomsten > Klanten
Je facturen personaliseren
Vanuit het scherm Inkomsten of in de bewerking van een factuur kun je je facturen personaliseren. Deze instellingen zijn toegankelijk via de knop Instellingen:
Screenshot
Deze waarden worden vervolgens toegepast op alle nieuwe facturen.
👉 Bekijk ons artikel met alle instellingen van een factuur.
De aanmaakstappen doorlopen
De stappen om je factuur op te maken staan bovenaan het scherm. Zodra elke stap is voltooid, wordt dit aangegeven door een kleurwijziging.
Alle stappen moeten voltooid zijn voor een geldige factuur.
Als een van de stappen niet is voltooid, kun je je factuur niet afronden ⛔
Mijn factuur invullen
1️⃣ Personalisatie
Bij het eerste gebruik kun je je logo toevoegen. Dit wordt daarna op elke factuur overgenomen. Zo krijgen je facturen jouw persoonlijke touch 😎
Heeft je klant een specifieke referentie nodig? Je kunt die vermelden door een titel aan je factuur te geven.
💡 Het factuurnummer wordt automatisch toegevoegd wanneer je de factuur finaliseert.
Het is ook mogelijk om je contactgegevens aan te passen via de optie "Mijn facturatiegegevens wijzigen". Je kunt je e-mailadres en je postadres bewerken als dat afwijkt van het adres van je hoofdkantoor (standaard wordt dit adres overgenomen).
2️⃣ Klant
Gebruik voor het gemak het adresboek van je klanten via een vervolgkeuzelijst.
Je kunt ook een nieuwe klant aanmaken. Lees hoe dat werkt 👨🏫 als je factureert aan andere bedrijven of aan particuliere klanten.
Is de naam van je klant gewijzigd of moeten de gegevens worden bijgewerkt? Je kunt de informatie aanpassen via de knop "klant wijzigen".
3️⃣ Lijnen
Met lijnen kun je je prestaties gedetailleerd beschrijven 👩🔬 👨🎓 👨💻 Je kunt er meerdere aanmaken, om lijnen te scheiden die tot een andere categorie behoren, die een verschillend BTW-regime hebben of simpelweg om de uitgevoerde prestaties in detail te beschrijven.
Om een lijn te voltooien, moet je elk veld invullen: omschrijving, categorie, eenheidsprijs, hoeveelheid en BTW.
💡 BILLY biedt een keuze aan BTW-tarieven en bijzonderheden, aangepast aan de aard en de nationaliteit van je klant.
De categorie is erg belangrijk 👇
Ze heeft invloed op de BTW: categorieën hebben verschillende BTW-opties. Zo passen we bijvoorbeeld geen BTW toe op een doorgeschoten kosten en waarborg.
Daarnaast is de categorie nuttig om je verkopen gedetailleerd op te volgen. Heb je twee activiteiten of twee types klanten? Dan raden we aan om twee verschillende boekhoudkundige categorieën te gebruiken. Je kunt de verdeling ervan vervolgens bekijken op de beheerpagina 📈
4️⃣ Datum
Selecteer in deze stap de datum van je factuur 📅 Wanneer BILLY je BTW-aangiften beheert, kun je geen datum selecteren die deel uitmaakt van een al ingediend kwartaal. Je kunt ook geen datum in de toekomst kiezen.
Om je situatie up-to-date te houden, raden we je aan je facturen regelmatig op te stellen en ze te dateren op de maand waarin je prestaties werden uitgevoerd.
📕 Vanuit BTW-oogpunt bepaalt de wetgeving dat de factuur uiterlijk op de 15de dag na de maand waarin het belastbaar feit heeft plaatsgevonden, moet worden uitgereikt.
De vervaldatum komt overeen met de betalingstermijn die je aan je klant oplegt. Standaard stelt BILLY een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de factuurdatum voor. Je kunt dit aanpassen door op "Vervaldatum wijzigen" te klikken.
Op welke datum factureer ik mijn prestaties van de maand augustus als het 3 september is? Ik kies 31 augustus als factuurdatum, niet 3 september.
5️⃣ Opties
Een vrije opmerking kan onderaan de factuur worden toegevoegd als je een bericht of een aanwijzing aan je klant wilt meegeven.
BILLY voorziet standaard wettelijke vermeldingen (beter voorkomen dan genezen 🩹), maar je kunt ze uitschakelen. Je kunt ook aangepaste vermeldingen toevoegen als je die hebt.
Verzending per e-mail
Je kunt je factuur rechtstreeks per e-mail naar je klant sturen, met één klik.
Voeg gewoon het e-mailadres toe en het bericht dat je in de e-mailtekst wilt opnemen. Zodra je "ja" aanvinkt bij de optie E-mail, verschijnt er automatisch een voorbeeld rechts op je scherm, zodat je alles kunt controleren voor verzending ✅
Het is ook mogelijk om tot vijf e-mailontvangers op te geven.
De factuur finaliseren
Alle stappen voltooid? Dan rest er nog maar één ding: de factuur finaliseren! 🏁
Bij het finaliseren wordt een samenvatting van de gegevens weergegeven. Je kunt de factuur op dit moment nog bewerken door op "Mijn factuur wijzigen" te klikken.
Is alles in orde? Dan kun je de factuur valideren. De factuur wordt dan:
Rechtstreeks naar je boekhouding gestuurd. Je inkomsten worden in real time bijgewerkt 📈
Lokaal gedownload, zodat je hem kunt doorsturen naar wie je wilt 📧
Eens de factuur gevalideerd, vind je hem terug in het tabblad "Inkomsten". Je kunt hem daarna heel eenvoudig dupliceren of annuleren.
Een vraag? Schrijf ons via de chat rechtsonder in je applicatie 🙂
Tot binnenkort 😄