📥 Pour chaque type de note de frais, un modèle Excel est disponible à la fin de cet article (à compléter, enregistrer en PDF et envoyer dans vos dépenses).
✈️ Per diem : les frais de déplacement à l'étranger
Lorsque vous partez en voyage d'affaires, payez vos repas, taxis, transports locaux,... avec votre compte privé (et n'envoyez pas les souches dans votre comptabilité).
L’avion, le train et l’hôtel peuvent eux être payés par la société (factures à envoyer dans vos dépenses).
🧾 Créez une note de frais "per diem", à la fin de votre voyage (ou une fois par trimestre si vous préférez regrouper).
Plus de détails :
Frais de recharge électrique à domicile
Vous avez une voiture électrique dans votre société ? Si vous la rechargez chez vous, vous pouvez vous faire rembourser les recharges.
🔌 Étapes à suivre :
Calculez les kWh consommés pour la voiture (via votre borne ou app).
Multipliez par le tarif officiel CREG.
Créez une note de frais dédiée à ces recharges.
📅 À faire chaque mois ou trimestre, selon ce qui vous convient.
Plus de détails :
🚗 Indemnités kilométriques : trajets pro avec votre voiture personnelle
Vous n'avez pas de voiture dans votre société, mais vous utilisez votre voiture personnelle pour des déplacements professionnels (hors domicile - lieu de travail) ? Votre société peut vous rembourser ces trajets via une indemnité kilométrique forfaitaire.
🧾 Pour vous faire rembourser : créez une note de frais "indemnité kilométrique" chaque mois ou chaque trimestre :
Détaillez vos déplacements jour par jour.
Mentionnez le nombre de kilomètres parcourus, le type de carburant et le taux d’émission de CO₂ du véhicule.
📆 Barème actuel (jusqu’au 30/06/2026) : 0,4449 €/km
📌 Plafond : 24.000 km/an, à justifier.
Plus de détails :
🚴♂️ Indemnité vélo
En tant que dirigeant, si vous utilisez un vélo pour vos déplacements domicile ↔ travail, vous pouvez bénéficier d’une indemnité kilométrique exonérée d’impôt et de cotisations sociales.
🧾 Pour vous faire rembourser : créez une note de frais "indemnité vélo" chaque mois ou chaque trimestre.
💶 Montant à partir du 01/01/2025 : 0,36 € par km
📅 Plafond annuel : jusqu’à 3 610 €, soit environ 10 028 km à ce tarif
💼 Exonérée si vous optez pour les frais forfaitaires à l'IPP, sinon imposable
🏢 Cumulable avec un vélo de société.
🧾 Autres frais payés avec votre compte privé
Pour tous les autres types de dépenses (matériel, logiciels, restaurants, etc.) :
📸 Gardez le ticket ou la facture.
📤 Chargez le justificatif dans vos dépenses sur l'application.
💳 Indiquez que vous avez payé avec votre compte privé lors de l'envoi (le montant sera transféré sur votre compte courant dirigeant - votre comptable s’en charge à la fin du trimestre).
💰 Une fois votre compte courant dirigeant créditeur, vous pouvez vous rembourser.
💡 Évitez un maximum de payer mes dépenses professionnelles non reprises dans une note de frais avec votre compte privé.
🧭 En résumé
🗂️ Type de frais | 📋 Note de frais | ⏰ Fréquence conseillée | ℹ️ Spécificités |
✈️ Per diem | ✅ | Fin de voyage ou par trimestre | Pas besoin de ticket si forfait |
⚡ Recharge électrique | ✅ | Mensuel ou trimestriel | Calcul kWh × tarif CREG |
🚗 Indemnité kilométrique | ✅ | Mensuel ou trimestriel | 0,4449 €/km, max 24.000 km/an |
🚴♂️ Indemnité vélo | ✅ | Mensuel ou trimestriel | 0,36 €/km, max 10.028 km/an |
🧾 Autres frais | ❌ (dépense avec justificatif) | Au fil de l’eau | Facture ou ticket obligatoire |