Un patient vous paie en liquide ? Vous déposez votre cash à la banque ? Avec la caisse BILLY, vous enregistrez tous vos mouvements en liquide en quelques secondes et votre solde reste juste ✅
💡 Un dépôt bancaire n'est pas suffisant pour déclarer vos revenus perçus en liquide. Il est obligatoire de tenir un relevé journalier des transactions en liquide dans un livre de caisse.
Où trouver ma caisse ?
Dans le menu, cliquez sur Transactions, puis sur l'onglet Caisse, juste à côté de l'onglet Banque.
Vous y retrouvez tous vos mouvements en liquide, le total des entrées et des sorties, et le solde de la période.
Ajouter un mouvement
Cliquez sur + Ajouter en haut de la page Caisse, ou passez par le bouton + du menu, puis Recette caisse. La fenêtre Ajouter des mouvements de caisse s'ouvre, avec une première ligne prête à remplir.
👉🏻 Vous avez déjà une liste sur papier ou dans un fichier ? Importez-la directement, BILLY la lit pour vous.
1️⃣ Date
Indiquez la date du jour de la prestation. La date du jour est proposée par défaut 🗓️ Elle ne peut pas être dans le futur, ni avant le début de votre comptabilité sur BILLY.
Deux méthodes d'encodage sont possibles :
Une ligne par prestation : c'est la méthode à privilégier, la plus transparente.
Une ligne par jour regroupant les prestations : c'est toléré si vous pouvez prouver votre emploi du temps autrement, par exemple avec un logiciel métier lié à votre agenda ou un carnet d'attestations INAMI.
📖 La loi demande d'enregistrer au moins une recette par jour. Vous ne pouvez pas regrouper plusieurs jours sur une seule ligne.
2️⃣ Description
Un petit texte libre pour vous y retrouver : le nom du patient, le nombre de prestations si vous les regroupez, un numéro d'attestation INAMI… (255 caractères maximum).
3️⃣ Type
C'est ici que vous dites à BILLY ce qui s'est passé. Le type décide si l'argent entre dans la caisse ou en sort.
Ce qui s'est passé | Type à choisir | Caisse |
Un patient ou un client vous paie en liquide, sans facture | Entrée caisse - Prestation | ⬇️ entrée |
Un client paie en liquide une facture que vous lui avez envoyée | Entrée caisse - Revenu avec facture | ⬇️ entrée |
Vous payez la facture d'un fournisseur avec l'argent de la caisse | Paiement en liquide d'une facture d'achat | ⬆️ sortie |
Vous déposez l'argent de la caisse sur votre compte bancaire pro | Retrait vers banque | ⬆️ sortie |
Vous prenez de l'argent de la caisse pour votre usage privé | Retrait vers privé | ⬆️ sortie |
Retrait vers banque : le montant doit correspondre exactement à celui qui arrivera sur votre compte bancaire. 👉🏻 Relier le dépôt à votre caisse
Retrait vers privé : gardez si possible deux bourses séparées. Évitez de payer vos dépenses privées directement avec la caisse professionnelle.
💡 Une Entrée caisse - Prestation crée automatiquement une recette dans Revenus > Recettes. Une Entrée caisse - Revenu avec facture apparaît dans votre caisse mais pas dans vos recettes, puisque ce revenu est déjà compté avec la facture.
4️⃣ Montant
Indiquez le montant reçu ou payé, TVA comprise. Si vous regroupez plusieurs prestations d'une même journée, indiquez le montant total.
⚠️ Toute prestation de plus de 250 € doit avoir sa propre ligne, même si vous regroupez les autres.
💡 Saisissez toujours un montant positif, même pour une sortie : c'est le type choisi qui décide si l'argent entre ou sort de la caisse.
5️⃣ Régime de TVA
Si vous avez plusieurs régimes de TVA (par exemple exempté pour la plupart de vos prestations et franchisé pour une petite partie), un champ TVA apparaît pour l'argent reçu d'un client. Choisissez le régime de la prestation. Si vous n'avez qu'un seul régime, il est appliqué automatiquement.
Ajouter plusieurs mouvements d'un coup
Cliquez sur + Ajouter une ligne autant de fois que nécessaire, puis sur Créer N mouvement(s) : toutes vos lignes sont créées en une fois 🚀 Si une ligne pose problème, elle est encadrée en rouge avec un message, et aucun mouvement n'est créé tant qu'elle n'est pas corrigée.
Exemple
Je reçois 50 € en liquide pour une consultation, puis je dépose ces 50 € à la banque. J'ajoute deux lignes :
Entrée caisse - Prestation de 50 € : ma caisse augmente de 50 € et une recette de 50 € est créée.
Retrait vers banque de 50 € : ma caisse diminue de 50 €. Ce n'est pas un revenu, juste de l'argent qui change de poche.
Pour aller plus loin
Une question ? Écrivez-nous dans le chat en bas à droite de votre application 🙂
À bientôt 😄