Mis geen enkele aftrekbare kost
Een van de voorwaarden voor de aftrekbaarheid van een uitgave is dat je een bewijsstuk hebt. Zonder bewijsstuk kan de uitgave niet worden afgetrokken. Er zijn geen vormvereisten: het hoeft niet per se een factuur te zijn!
In de praktijk zijn de factuur of het ticket echter de meest gebruikte bewijzen. Dat geldt des te meer wanneer een factuur nodig is om btw terug te vorderen.
Een ticket of factuur zonder jouw btw-nummer laat je toe de kost af te trekken (bij de personenbelasting of vennootschapsbelasting), maar niet om de btw terug te vorderen.
Om je een duidelijk overzicht te geven, gebruik je de onderstaande tabel 🕵🏻♂️ :
Voorbeelden van situaties | Document dat je doorgaans ontvangt |
Etentje in een restaurant | BTW-ticket: verschilt van het proformaticket, met het btw-nummer van de restauranthouder. |
Aankoop bij Colruyt of in een winkel | Kassaticket: met het btw-nummer van de handelaar. In dit geval vorder je de btw niet terug.
Factuur: je kunt altijd een factuur met jouw gegevens opvragen. In dat geval kun je de btw terugvorderen (als je btw-plichtig bent). |
Tankstation (brandstof) | Factuur met tankkaart: door met een tankkaart te betalen, ontvang je correcte facturen per e-mail (de btw is dan terugvorderbaar). Dit is de beste oplossing (zie meer info hier). |
Rondje in een café, aankoop bij een ambachtsman | Betalingsticket: beter dan niets, want de betaling is een bewijs van de uitgave. Je kunt ook een kassaticket met het btw-nummer van de leverancier krijgen.
Het betalingsticket hoef je niet bij te houden als je een kassaticket of factuur hebt én als je uitgave van je bankrekening afkomstig is (je hebt het betalingsbewijs in je bankafschriften). Het betalingsticket is enkel nuttig bij cashbetalingen. |
Met de bus of trein reizen in België | Vervoerticket: ook al is het geen volwaardige factuur, toch is de btw terugvorderbaar (dit is een uitzondering voor openbaar vervoer in België, een eenvoudig ticket volstaat). |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een professional | Factuur: ook handgeschreven, moet het btw-nummer van de leverancier bevatten. |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een particulier | Schriftelijk document of e-mail: bijvoorbeeld bij de aankoop van een tweedehands auto of een refurbished telefoon. |
Tweedehands aankoop bij een particulier online (Vinted, 2dehands,...) | Bevestigingsmail van de online aankoop |
Een taxi, Uber of andere VTC nemen | Factuur of ontvangstbewijs: je hebt een mobiele app waarbij het ontvangstbewijs automatisch wordt gegenereerd, of de chauffeur moet je een papieren ontvangstbewijs bezorgen. |
Huur voor je kantoor | Huurcontract of schriftelijk document / e-mail: vermeldt de looptijd, het huurbedrag, de opzegtermijn, de gehuurde ruimte...
Bankafschrift: bewijs voor de aftrek van de uitgave. Het huurcontract alleen is niet voldoende. |
Sociale bijdragen | Vervaldagbericht verstuurd door je sociaal verzekeringsfonds |
Werken door een aannemer | Factuur: met het btw-nummer van de leverancier. |
Nieuw slot voor de kantoorsdeur, aankoop van een plant op een markt, bestelling van burgers voor een klantafspraak | Handgeschreven briefje zonder btw-nummer: enkel mogelijk als het om een particulier gaat. Als het een professional is, moet hij je immers een kassaticket of factuur met zijn btw-nummer bezorgen. |
En je BILLY-facturen 😎? | Digitale factuur: elke maand wordt er een factuur in PDF aangemaakt en automatisch opgeslagen in je uitgaven. Je hoeft deze niet zelf in te dienen bij je uitgaven. |
Betaal ook je gemengde uitgaven (met een privégedeelte en een beroepsgedeelte) via je professionele bankrekening. Bij een controle vermijd je zo dat je je privébankafschriften moet voorleggen als bewijs van de uitgave. Als je professionele rekening niet voldoende gevoed is, kun je gewoon een lening doen van je privérekening naar je professionele rekening.
💡 Bestel je online? Maak dan zeker een professioneel account aan op de webshop vóór je de bestelling plaatst. Zo ontvang je een correcte btw-factuur. Eens de bestelling geplaatst is met een privéaccount, is het zelden mogelijk om achteraf nog een btw-factuur te verkrijgen.