Als je een vennootschap hebt, moet elke betaling verplicht gekoppeld zijn aan een bewijsstuk. Meestal gaat het om een factuur.
Wanneer een betaling openstaat en je die moet rechtvaardigen, zijn er verschillende opties mogelijk. Met BILLY is dat heel eenvoudig 🤗
Ga naar het tabblad Uitgaven en vervolgens Ontbrekende uitgaven. Bij de betalingen, via de drie puntjes, kun je:
Ofwel het bewijsstuk rechtstreeks importeren;
Ofwel klikken op Andere rechtvaardiging, waarbij je één van de vier volgende situaties moet toelichten.
1️⃣ Privébetaling
Je hebt een privébetaling gedaan via de rekening van de vennootschap.
Concreet wordt de betaling geboekt als een voorschot dat de vennootschap voor jou heeft betaald. In je boekhouding moet dit bedrag worden terugbetaald aan de vennootschap: het heeft invloed op je rekening-courant.
2️⃣ Professionele betaling - Bewijsstuk al geïmporteerd
In dit geval heb je al een bewijsstuk geïmporteerd in je boekhouding (manuele import of via Peppol). Het gaat om een factuur, een kassaticket, een ontvangstbewijs, een bestelbon, enz. die de aankoop voor je beroepsactiviteit aantoont. Dit is de normale en aanbevolen situatie.
Dit maakt het mogelijk om de uitgave te controleren, de btw terug te vorderen als de factuur correct is, en de kost correct te classificeren.
Dit is altijd de te verkiezen optie, zelfs als het gaat om een eenvoudige foto van een ticket genomen met je telefoon. Het is beter om deze koppeling in de boekhouding te hebben dan een rechtvaardiging "buiten de boekhouding".
3️⃣ Professionele betaling - Automatische domiciliëring
Je bevindt je in deze situatie als je een terugkerende betaling hebt, waarbij je geen enkele factuur ontvangt maar waarbij je een contract of een initieel document hebt dat als bewijsstuk fungeert. In dat geval betekent de afwezigheid van een document gekoppeld aan de betaling niet dat de uitgave onregelmatig is.
Het gaat doorgaans om een huur of een verzekeringspremie.
⚠️ Je moet het bijbehorende contract of de abonnementsbevestiging ergens bewaren. Bij een controle is dit referentiedocument de basis om de terugkerende domiciliëringen te rechtvaardigen.
4️⃣ Professionele betaling - Geen bewijsstuk
Met deze optie kun je een betaling verwerken ondanks de afwezigheid van een bewijsstuk.
Niet-aftrekbare kost
Je hebt een beroepsuitgave betaald maar je vindt het bewijsstuk niet terug. Je wilt je boekhouding niet blokkeren in afwachting van een bewijsstuk en je wilt geen risico nemen door deze betaling fiscaal aftrekbaar te boeken.
Zoals bij een privébetaling (punt 1) wordt dit bedrag geboekt op je rekening-courant.
Aftrekbare kost
In dit geval beslis je de betaling te boeken als aftrekbare kost. Je hebt geen enkel bewijsstuk in je boekhouding: je moet dan in staat zijn de beroepsuitgave te rechtvaardigen in geval van een fiscale controle.
Bijvoorbeeld: je hebt een aankoop gedaan in een winkel en je bent het ticket kwijtgeraakt. Je rechtvaardigt de uitgave met een foto van het gekochte goed, een bestelbevestiging per e-mail, of een ander middel om deze betaling te verantwoorden.
⚠️ Elke beroepsuitgave moet kunnen worden bewezen. Zonder bewijsstuk kan een kost worden verworpen bij een fiscale controle, moet de teruggevorderde btw worden teruggestort, en kan je boekhouding als onregelmatig worden beschouwd.
Meer informatie over de voorwaarden voor fiscale aftrekbaarheid van een uitgave.
Bij twijfel, neem contact op via de live-chat rechtsonder of rechtstreeks met je vaste boekhouder.
Tot snel!