Bewaar zoveel mogelijk ondersteunende documenten

Er zijn verschillende redenen waarom je op zakenreis gaat 🧳: om een klant te bezoeken, deel te nemen aan een conferentie of seminar, een beurs te bezoeken of een evenement dat met je beroep te maken heeft (de Biënnale van Milaan voor een architect, bijvoorbeeld).

Om de kosten aftrekbaar te maken, moet je bewijzen dat de reis voor professionele doeleinden was. Bewaar bijvoorbeeld foto's, e-mails, namen van zakenrelaties ter plaatse, registratie voor seminars, brochures, enz. Dit geldt bijvoorbeeld voor vluchten en hotels, openbaar vervoer of taxi's en autoverhuur.

Als ik de directeur van mijn bedrijf ben, heb ik dan recht op een forfaitair bedrag voor mijn onkosten ter plaatse? Ja! In deze situatie hoef je je tickets (eten, drinken, lokale reizen, enz.) niet te bewaren. Betaal alles via je privérekening en dien een onkostendeclaratie in bij je bedrijf. Dit omvat de vaste dagvergoedingen(zie de SPF-website voor meer informatie over dagvergoedingen per land), die je kunt gebruiken voor de dagen dat je in het land bent uitgezonden. Denk ook aan je aankomst- en vertrekdagen.

💡 Als je een bedrijfsdirecteur bent, stel dan een onkostendeclaratie op met het forfaitaire Per Diem bedrag voor elke dag van je reis. Als individu is dit helaas niet mogelijk.