📥 Voor elk type onkostennota is er een Excel-sjabloon beschikbaar aan het einde van dit artikel (invullen, opslaan als PDF en indienen bij je uitgaven).
✈️ Per diem: buitenlandse dienstreizen
Ga je op zakenreis? Betaal je maaltijden, taxi’s, lokaal vervoer, ... met je privérekening (en stuur de bonnetjes niet naar je boekhouding).
Vliegtuig, trein en hotel mogen wel door de vennootschap betaald worden (facturen indienen bij je uitgaven).
🧾 Maak een onkostennota "per diem" aan, aan het einde van je reis (of één keer per kwartaal als je liever bundelt).
Meer info:
Thuis je elektrische wagen opladen
Heb je een elektrische wagen op naam van je vennootschap? Als je thuis oplaadt, kan je de laadkosten laten terugbetalen.
🔌 Stappenplan:
Bereken het aantal kWh verbruikt voor de wagen (via je laadpaal of app).
Vermenigvuldig met het officiële CREG-tarief.
Maak een onkostennota specifiek voor deze laadbeurten.
📅 Doe dit elke maand of per kwartaal, wat voor jou het beste werkt.
Meer info:
🚗 Kilometervergoeding: zakelijke ritten met je privéwagen
Heb je geen wagen op naam van je vennootschap, maar gebruik je je privéwagen voor professionele verplaatsingen (niet woon-werk)? Dan kan je vennootschap deze ritten terugbetalen via een forfaitaire kilometervergoeding.
🧾 Terugbetaling aanvragen? Maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "kilometervergoeding" aan:
Geef je verplaatsingen per dag op.
Vermeld het aantal gereden kilometers, het type brandstof en de CO₂-uitstoot van het voertuig.
📆 Huidig tarief (tot 30/06/2026): 0,4449 €/km
📌 Maximum: 24.000 km/jaar, te verantwoorden.
Meer info:
🚴♂️ Fietsvergoeding
Als zaakvoerder kan je, als je met de fiets naar het werk komt, een kilometervergoeding krijgen die vrijgesteld is van belasting en sociale bijdragen.
🧾 Terugbetaling aanvragen? Maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "fietsvergoeding" aan.
💶 Bedrag vanaf 01/01/2025: 0,36 € per km
📅 Jaarplafond: tot 3 610 €, dat is ongeveer 10 028 km aan dit tarief
💼 Vrijgesteld als je kiest voor forfaitaire kosten in de PB, anders belastbaar
🏢 Combineerbaar met een bedrijfsfiets.
🧾 Andere kosten betaald met je privérekening
Voor alle andere soorten uitgaven (materiaal, software, restaurants, enz.):
📸 Bewaar het ticket of de factuur.
📤 Upload het bewijsstuk bij je uitgaven in de app.
💳 Geef aan dat je met je privérekening hebt betaald bij het indienen (het bedrag wordt overgeschreven naar je rekening-courant zaakvoerder - je boekhouder regelt dit op het einde van het kwartaal).
💰 Zodra je rekening-courant zaakvoerder een positief saldo heeft, kan je jezelf terugbetalen.
💡 Vermijd zoveel mogelijk om professionele uitgaven die niet via een onkostennota lopen, met je privérekening te betalen.
🧭 Samengevat
🗂️ Type kosten | 📋 Onkostennota | ⏰ Aanbevolen frequentie | ℹ️ Bijzonderheden |
✈️ Per diem | ✅ | Einde reis of per kwartaal | Geen ticket nodig bij forfait |
⚡ Elektrisch laden | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | Berekening kWh × CREG-tarief |
🚗 Kilometervergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,4449 €/km, max 24.000 km/jaar |
🚴♂️ Fietsvergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,36 €/km, max 10.028 km/jaar |
🧾 Andere kosten | ❌ (uitgave met bewijsstuk) | Doorlopend | Factuur of ticket verplicht |