In België is de boekhouding gebaseerd op bewijsstukken. Het gaat om een documentenboekhouding (voornamelijk facturen). Daartegenover staat een kasboekhouding die uitsluitend gebaseerd is op betalingen. Dit type boekhouding bestaat niet in België.
Toch kunnen bepaalde uitgaven bij uitzondering geboekt worden op basis van de betaling.
Enkel voor bepaalde uitgaven
Je moet aantonen dat je de bijbehorende factuur niet kunt verkrijgen. In dat geval kan de fiscale controleur de aftrek van de uitgave aanvaarden en tolereren.
De uitgaven zonder factuur die momenteel mogelijk zijn op BILLY:
Bankkosten
Een huur
Een retrocessie
Een verzekering beroepsaansprakelijkheid
Een VAPZ
Voor deze uitgaven bestaat er niet altijd een factuur. Je ondertekent de huurovereenkomst en betaalt vervolgens elke maand de huur. Je ondertekent je verzekeringscontract, waarna een domiciliëring maandelijks een bedrag afhoudt, maar er wordt geen factuur verstuurd.
💡 Kort samengevat: geef altijd de voorkeur aan het uploaden van een document om een uitgave te verantwoorden. Enkel als allerlaatste optie, wanneer je absoluut geen enkel document hebt en er ook geen zal ontvangen, kun je bij uitzondering deze uitgave aangeven vanuit je bankrekening.
Dubbels vermijden dankzij de uitgave met factuur
Als je de uitgave categoriseert in de boekhouding en tegelijkertijd de bijbehorende factuur importeert, krijg je een dubbel. Je trekt dan dezelfde uitgave twee keer af, waardoor je het risico loopt op belastingregularisaties bij een controle.
Hoe vermijd je een dubbele uitgave? Gebruik gewoon de categorie Uitgave met factuur. Met deze categorie kun je de factuur koppelen en wordt de uitgave enkel geboekt via de factuur (en niet via de betaling).
Heb je hulp nodig? Neem contact op via onze live-chat rechtsonder — we helpen je graag verder.
Tot snel 👋🏻