In een vennootschap is het jouw toegewezen boekhouder die instaat voor het afstemmen van je banktransacties met je bewijsstukken. Hij verwerkt de facturen dagelijks, en de bankuittreksels regelmatig. Bij het verwerken van de bankuittreksels zijn er twee mogelijke situaties:
Je hebt de factuur al doorgestuurd (of we hebben ze ontvangen via Peppol): de banktransactie wordt dan rechtstreeks gekoppeld aan die factuur;
Je hebt de factuur die bij de betaling hoort nog niet doorgestuurd: die verschijnt dan als "ontbrekende uitgave" in de applicatie.
Om een ontbrekende uitgave te regelen, ga je naar het tabblad Uitgaven en vervolgens Ontbrekende uitgaven. Bij de betreffende betaling, via de drie puntjes, heb je verschillende mogelijkheden, die hieronder worden toegelicht.
1. Bewijsstuk importeren
Het bewijsstuk wordt dan rechtstreeks gekoppeld aan deze banktransactie. De beweging is geregulariseerd.
2. Privébetaling
Je hebt een privébetaling gedaan vanuit de rekening van de vennootschap.
Concreet wordt de betaling geboekt als een voorschot dat de vennootschap voor jou heeft gedaan. In je boekhouding moet dit bedrag worden terugbetaald aan de vennootschap: het heeft een invloed op je rekening-courant.
3. Bewijsstuk al geïmporteerd
Het bewijsstuk werd geïmporteerd nadat je boekhouder de banktransactie had verwerkt, of het kon niet worden herkend als gekoppeld aan deze betaling.
Je hoeft dan enkel in de vervolgkeuzelijst het bewijsstuk te selecteren dat je aan deze transactie wilt koppelen.
4. Domiciliëring
Je kunt deze optie selecteren als het gaat om een terugkerende betaling waarvoor je geen factuur ontvangt, maar waarvoor je wel een contract of een initieel document hebt dat als bewijsstuk dient.
Het gaat doorgaans om een huur of een verzekeringspremie.
⚠️ Je moet het bijbehorende contract of de abonnementsbevestiging ergens bewaren. Bij een controle is dat het referentiedocument dat de terugkerende domiciliëringen rechtvaardigt.
5. Andere rechtvaardiging
Je hebt een beroepsmatige uitgave betaald maar je vindt het bewijsstuk niet meer terug.
In dat geval word je gevraagd te kiezen hoe je deze betaling wilt boeken:
Niet-aftrekbare uitgave: deze betaling wordt geboekt op je rekening-courant, als een privébetaling, en zal aan de vennootschap moeten worden terugbetaald. Deze keuze is gelijkwaardig aan de optie "Privébetaling".
Aftrekbare uitgave: je besluit deze betaling te boeken als aftrekbare beroepskost, zonder bewijsstuk. ⚠️ Bij een fiscale controle moet je de uitgave kunnen verantwoorden, anders wordt de kost verworpen en moet de teruggevorderde BTW worden teruggestort.
Twijfel je? Aarzel niet om ons te contacteren via de chat rechtsonder.
Tot snel!