Mis geen enkele aftrekbare kost
Een van de voorwaarden voor de aftrekbaarheid van een uitgave is dat je een bewijsstuk hebt. Zonder bewijsstuk is de uitgave niet aftrekbaar. Er is geen vormvereiste: het hoeft niet per se een factuur te zijn!
In de praktijk zijn de factuur of het ticket echter de meest gebruikte bewijzen. Dat geldt des te meer wanneer een factuur nodig is om de btw terug te vorderen.
Een ticket of factuur zonder jouw btw-nummer laat je toe de kost af te trekken (bij de personenbelasting of vennootschapsbelasting), maar niet om de btw terug te vorderen.
Om het overzichtelijk te houden, gebruik je onderstaande tabel 🕵🏻♂️:
Voorbeelden van situaties | Document nodig voor aftrekbaarheid | Tolerantie bij verlies van het document |
Maaltijd in een restaurant | BTW-ticket: verschilt van het proformaticket, met het btw-nummer van de restauranthouder. | Geen tolerantie. |
Aankopen bij Colruyt of in een winkel | Kasticket: met het btw-nummer van de handelaar. In dat geval vorder je de btw niet terug.
Factuur: je kunt altijd een factuur met jouw gegevens opvragen. In dat geval kun je de btw terugvorderen (als je btw-plichtig bent). | Geen tolerantie. |
Tankstation (benzinepomp, laadstation) | Factuur met tankkaart: door te betalen met een tankkaart ontvang je correcte facturen per e-mail (de btw is dan terugvorderbaar). Dit is de aan te raden oplossing (zie meer info hier). | Betalingsbewijs (betalingsticket of bankrekeninguittreksel): beter dan niets, want de betaling is een bewijselement van de uitgave. |
Ronde in een bar, aankoop bij een ambachtsman | Factuur of kasticket met het btw-nummer van de leverancier. | Geen tolerantie. |
De bus of trein nemen in België | Vervoerticket: ook al is het geen officiële factuur, de btw is terugvorderbaar (dit is een uitzondering voor openbaar vervoer in België, een eenvoudig ticket volstaat). | Geen tolerantie. |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een professional | Factuur: ook handgeschreven, moet het btw-nummer van de leverancier bevatten. | Geen tolerantie. |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een particulier | Schriftelijk document of e-mail: bijvoorbeeld bij de aankoop van een auto of een refurbished telefoon. | Geen tolerantie. |
Tweedehands aankoop bij een particulier online (Vinted, 2dehands,...) | Bevestigingsmail van de online aankoop | Geen tolerantie. |
Een taxi, Uber of andere VTC nemen | Factuur of ontvangstbewijs: ofwel heb je een mobiele app waarbij het ontvangstbewijs automatisch wordt aangemaakt, ofwel moet de chauffeur je een papieren ontvangstbewijs geven. | Geen tolerantie. |
Huur voor jouw kantoor | Huurcontract of schriftelijk document / e-mail: vermeldt de voorwaarden inzake duur, huurbedrag, opzegtermijn, gehuurde ruimte... | Bankrekeninguittreksel: bewijs voor de aftrek van de uitgave. Het huurcontract alleen is niet voldoende. |
Sociale bijdragen | Jaarlijks betalingsattest van de sociale bijdragen verstuurd door jouw sociaal verzekeringsfonds het jaar nadien.
De kwartaalafrekeningen dienen in je boekhouding te worden ingediend om je belastingprognoses correct op te stellen. | Bankrekeninguittreksel: bewijs voor de aftrek van de uitgave. |
Werken door een aannemer | Factuur: met het btw-nummer van de leverancier. | Geen tolerantie. |
Nieuw slot voor de kantoorsdeur, aankoop van een plant op een markt, bestelling van burgers voor een klantafspraak | Handgeschreven document zonder btw-nummer: enkel mogelijk als het om een particulier gaat. Als het een professional is, moet die je een kasticket of factuur met zijn btw-nummer bezorgen. | Geen tolerantie. |
En jouw BILLY-facturen 😎? | Digitale factuur: elke maand wordt er een factuur in PDF aangemaakt en automatisch opgeslagen in jouw uitgaven. Je hoeft deze niet zelf toe te voegen aan je uitgaven. | Geen tolerantie. |
Betaal tot slot ook je gemengde uitgaven (met een privégedeelte en een beroepsgedeelte) vanaf je professionele bankrekening. Bij een controle hoef je dan geen privé-bankuittreksels voor te leggen als bewijs van de uitgave. Als je professionele rekening niet voldoende gevoed is, kun je eenvoudigweg een lening doen van je privérekening naar de professionele.
💡 Bestel je online? Maak dan eerst een professioneel account aan op de webshop voordat je je bestelling plaatst. Zo ontvang je een correcte btw-factuur. Eens een bestelling geplaatst is via een privéaccount, is het zelden mogelijk om achteraf een btw-factuur te verkrijgen.