BILLY maakt factureren makkelijk! Maak en verstuur professionele facturen in een handomdraai 🚀 Je facturen worden direct opgeslagen in je boekhouding. Volg de gids:
Om te beginnen klik je op de knop + en daarna op "Factuur aanmaken":
Er opent een nieuwe pagina en je kunt direct beginnen met het maken van je factuur. De voorbeeldweergave van de factuur past zich in realtime aan aan de rechterkant van het scherm.
De stappen 📑 om je factuur te maken staan bovenaan het scherm. Zodra je een stap hebt afgerond, verandert de kleur als bevestiging.
Om een factuur geldig te maken, moeten alle stappen voltooid zijn.
Als een van de stappen niet is afgerond, kun je de factuur niet afronden ⛔
Mijn factuur invullen
1️⃣ Personalisatie
Bij het eerste gebruik kun je je logo toevoegen. Dit wordt daarna automatisch op elke factuur geplaatst. Zo geef je je facturen een persoonlijke touch 😎
Vraagt je klant om een specifieke referentie? Je kunt dit aangeven door een titel aan je factuur te geven.
💡 Het factuurnummer wordt automatisch toegevoegd zodra je de factuur afrondt.
Je kunt ook je contactgegevens aanpassen via de optie "Facturatiegegevens wijzigen". Je kunt je e-mailadres en postadres aanpassen als deze afwijken van het adres van je maatschappelijke zetel (standaard wordt dat adres gebruikt).
2️⃣ Klant
Maak het jezelf makkelijk en gebruik het klantenbestand via een dropdownlijst.
Je kunt ook een nieuwe klant aanmaken. Leer hoe je dat doet 👨🏫 als je factureert aan andere bedrijven of aan particuliere klanten.
Verandert je klant van naam of moeten de gegevens worden bijgewerkt? Je kunt de klantgegevens aanpassen via de knop "klant bewerken".
3️⃣ Regels
Met de regels kun je je diensten of producten in detail beschrijven 👩🔬 👨🎓 👨💻 Je kunt meerdere regels toevoegen, bijvoorbeeld om verschillende categorieën te scheiden, verschillende BTW-tarieven toe te passen of om je werkzaamheden nauwkeurig te specificeren.
Om een regel compleet te maken, vul je alle velden in: omschrijving, categorie, eenheidsprijs, hoeveelheid en BTW.
💡 BILLY stelt een selectie van BTW-tarieven en -opties voor, aangepast aan het type en de nationaliteit van je klant.
De categorie is erg belangrijk 👇
Deze bepaalt de BTW: verschillende categorieën hebben verschillende BTW-opties. Bijvoorbeeld, op een voorschot of borg wordt geen BTW toegepast.
Daarnaast is de categorie handig om je verkopen gedetailleerd op te volgen. Heb je twee activiteiten of verschillende soorten klanten? Dan raden we aan om twee verschillende boekhoudcategorieën te gebruiken. Je kunt de verdeling hiervan later bekijken op de dashboardpagina 📈
4️⃣ Datum
Kies in deze stap de datum van je factuur 📅 Als BILLY je BTW-aangiftes verzorgt, kun je geen datum kiezen die binnen een al aangegeven kwartaal valt. Je kunt ook geen datum in de toekomst kiezen.
Om je administratie up-to-date te houden, raden we aan je facturen regelmatig op te maken en te dateren in de maand waarin je de diensten hebt geleverd.
📕 Vanuit BTW-oogpunt schrijft de wet voor dat je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering moet uitreiken.
De vervaldatum is de betalingstermijn die je van je klant verwacht. Standaard stelt BILLY een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum voor. Je kunt dit aanpassen door op "Vervaldatum wijzigen" te klikken.
Op welke datum factureer ik mijn diensten van augustus als het nu 3 september is? Kies dan 31 augustus als factuurdatum, niet 3 september.
5️⃣ Opties
Je kunt onderaan de factuur een vrije opmerking toevoegen als je een boodschap of extra info aan je klant wilt meegeven.
BILLY voegt standaard wettelijke vermeldingen toe (beter voorkomen dan genezen 🩹), maar je kunt deze uitschakelen. Je kunt ook eigen vermeldingen toevoegen als je die hebt.
De factuur afronden
Zijn alle stappen afgerond? Dan hoef je alleen nog de factuur af te ronden! 🏁
Bij het afronden krijg je een overzicht van alle gegevens te zien. Je kunt de factuur op dit moment nog aanpassen door op "Factuur bewerken" te klikken.
Alles in orde? Je kunt de factuur valideren en afsluiten. De factuur wordt dan:
Direct in je boekhouding gezet. Je inkomsten worden realtime bijgewerkt 📈
Gedownload zodat je hem kunt versturen naar je klant 📧
Na het valideren vind je de factuur terug onder het tabblad "Inkomsten". Je kunt de factuur daarna heel eenvoudig dupliceren of annuleren.
Heb je een vraag? Stuur ons gerust een berichtje via de chat rechtsonder in je app 🙂
Tot snel! 😄