📥 Voor elk type onkostennota is er een Excel-sjabloon beschikbaar onderaan dit artikel (in te vullen, op te slaan als pdf en toe te voegen aan je uitgaven).
✈️ Per diem: reiskosten in het buitenland
Wanneer je op zakenreis gaat, betaal je maaltijden, taxi's, lokaal vervoer,... met je privérekening (en stuur de bonnetjes niet door naar je boekhouding).
Het vliegtuig, de trein en het hotel kunnen wél via de vennootschap worden betaald (facturen toe te voegen aan je uitgaven).
🧾 Maak een onkostennota "per diem" aan op het einde van je reis (of één keer per kwartaal als je liever groepeert).
Meer details:
Laadkosten elektrische wagen thuis
Heb je een elektrische wagen in je vennootschap? Als je die thuis oplaadt, kun je je laadkosten laten terugbetalen.
🔌 Te volgen stappen:
Bereken de verbruikte kWh voor de wagen (via je laadpaal of app).
Vermenigvuldig met het officieel CREG-tarief.
Maak een onkostennota aan voor deze laadkosten.
📅 Te doen elke maand of elk kwartaal, naargelang wat jou het beste uitkomt.
Meer details:
🚗 Kilometervergoeding: beroepsverplaatsingen met je privéwagen
Heb je geen wagen in je vennootschap, maar gebruik je je privéwagen voor beroepsverplaatsingen (buiten woon-werkverkeer)? Dan kan je vennootschap je deze ritten terugbetalen via een forfaitaire kilometervergoeding.
🧾 Om je kosten terugbetaald te krijgen: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "kilometervergoeding" aan:
Geef je verplaatsingen dag per dag op.
Vermeld het aantal gereden kilometers, het brandstoftype en de CO₂-uitstoot van het voertuig.
📆 Bedrag:
van 01/07/2025 tot 30/06/2026: 0,4449 €/km
van 01/07/2026 tot 30/06/2027: 0,4761 €/km
📌 Plafond: 24.000 km/jaar, te verantwoorden.
Meer details:
🚴♂️ Fietsvergoeding
Als bestuurder kun je, wanneer je de fiets gebruikt voor je woon-werkverplaatsingen, genieten van een kilometervergoeding die vrijgesteld is van belasting en sociale bijdragen.
🧾 Om je kosten terugbetaald te krijgen: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "fietsvergoeding" aan.
💶 Bedrag vanaf 01/01/2025: 0,37 € per km
📅 Jaarlijks plafond: tot 3 610 €, oftewel ongeveer 10.028 km aan dit tarief
💼 Vrijgesteld als je kiest voor het forfaitaire kostenstelsel in de PB, anders belastbaar
🏢 Cumuleerbaar met een bedrijfsfiets.
🧾 Andere kosten betaald met je privérekening
Voor alle andere soorten uitgaven (materiaal, software, restaurants, enz.):
📸 Bewaar het ticket of de factuur.
📤 Laad het bewijsstuk op bij je uitgaven in de applicatie.
💳 Geef aan dat je met je privérekening hebt betaald bij het indienen (het bedrag wordt dan overgeschreven naar je rekening-courant bestuurder – je boekhouder regelt dit op het einde van het kwartaal).
💰 Zodra je rekening-courant bestuurder een creditsaldo vertoont, kun je jezelf terugbetalen.
💡 Probeer zo weinig mogelijk beroepskosten die niet in een onkostennota zijn opgenomen met je privérekening te betalen.
🧭 Samengevat
🗂️ Type kosten | 📋 Onkostennota | ⏰ Aanbevolen frequentie | ℹ️ Bijzonderheden |
✈️ Per diem | ✅ | Einde van de reis of per kwartaal | Geen ticket nodig bij forfait |
⚡ Elektrisch laden | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | Berekening kWh × CREG-tarief |
🚗 Kilometervergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,4449 €/km, max 24.000 km/jaar |
🚴♂️ Fietsvergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,37 €/km, max 10.028 km/jaar |
🧾 Andere kosten | ❌ (uitgave met bewijsstuk) | Doorlopend | Factuur of ticket verplicht |