Peppol is de nieuwe standaard voor elektronische facturatie in België. Het is afhankelijk van een regelgeving die door alle Europese landen is aangenomen.
Peppol werkt als een gecentraliseerd register. Het is ook een gesloten en beveiligd netwerk dat dient als tussenpersoon voor de overdracht van zakelijke documenten zoals een factuur. Het is een kader dat door Europa is vastgesteld om elektronische facturatie te generaliseren. Sinds 2023 moeten bepaalde overheidsopdrachten al verplicht via dit netwerk verlopen.
De elektronische UBL-factuur
✖️ Elektronische facturatie is niet het versturen van facturen via e-mail.
De elektronische factuur gebruikt een specifiek formaat dat software in staat stelt om de informatie van de facturen te lezen en te verwerken. Elke PDF-factuur wordt gecombineerd met een computerbestand in XML-formaat. Dit XML-bestand is gestructureerd volgens een standaardformaat, de UBL (Universal Business Language). Dit formaat bestaat sinds 2008, en vanaf 2026 wordt het Peppol-uitwisselingsnetwerk verplicht.
De belangrijkste gegevens van een factuur zijn dus gemarkeerd. Op deze manier kan uw software met zekerheid bepaalde informatie herkennen: datum, bedrag, BTW-detail, KBO-nummer,...
⚡ Dankzij elektronische facturatie komt de factuur met zekere gegevens in uw applicatie aan. Het coderen zal dan sterk geautomatiseerd zijn.
Bepaalde informatie zal echter nog moeten worden gedefinieerd, zoals het beroepsmatig percentage of de boekhoudcategorie.
Peppol-toegangspunt
Het Peppol-netwerk werkt op basis van een toegangspunt (u ziet ook de term Access Point of AP). Het toegangspunt is de beveiligde tussenpersoon die verantwoordelijk is voor het overdragen van de facturen. Er is er een voor de verzender en een voor de ontvanger:
Traject van uw factuur
Hier is het traject van uw factuur:
De verzender stuurt zijn factuur naar zijn toegangspunt (in uw geval heeft BILLY een toegangspunt ontwikkeld via een onderaannemer genaamd Digiteal)
Het toegangspunt bevraagt het netwerk om te zien of de ontvanger correct is geregistreerd
Als dat het geval is, wordt de factuur doorgestuurd naar het toegangspunt van de ontvanger
Het toegangspunt van de ontvanger levert en meldt de factuur in het systeem van de ontvanger
Samenvatting
⬆️ Bij verzending: u kunt uw factuur niet rechtstreeks naar uw klant sturen. De factuur moet via uw beveiligde toegangspunt worden verzonden. Het toegangspunt zorgt ervoor dat uw factuur wordt verzonden, mits uw klant is geregistreerd bij een toegangspunt.
⬇️ Bij ontvangst: u moet zich registreren bij een toegangspunt. Op deze manier is het toegangspunt van uw leverancier op de hoogte en weet het waar de factuur naartoe moet worden gestuurd.
Centraal Peppol-register
Om de weg te vinden in dit "grote register", heeft elk bedrijf een unieke Peppol-identificatie (ID) (ontdek het Peppol Directory). Dit stelt de toegangspunten in staat om u met zekerheid te vinden. We kunnen het vergelijken met een telefoonnummer om iemand te bellen.
👉🏻 Hoe ziet een Peppol-identificatie eruit? Het is heel eenvoudig. De identificatie bestaat uit twee delen:
Eerst een code van 4 cijfers om het type nummer aan te geven. Bijvoorbeeld, de code 0208 betreft uitsluitend Belgische bedrijven.
Vervolgens uw ondernemingsnummer
Het Peppol ID van BILLY is bijvoorbeeld 0208:0543450814.
Heeft u vragen over Peppol? Neem contact met ons op via de live-chat 😇
Tot snel