Als je een vennootschap hebt, moet elke betaling verplicht gekoppeld zijn aan een bewijsstuk. Meestal is dat een factuur.
Wanneer een betaling openstaat en je die moet verantwoorden, zijn er verschillende mogelijkheden. Met BILLY is dat heel eenvoudig 🤗
Ga naar het tabblad Uitgaven en vervolgens Ontbrekende uitgaven. Bij de betalingen kun je via de drie puntjes:
Het bewijsstuk rechtstreeks importeren;
Of klikken op Andere verantwoording en dan geef je een van de vier volgende situaties aan.
1️⃣ Privébetaling
Je hebt een privébetaling gedaan vanuit de vennootschapsrekening.
Concreet wordt de betaling geboekt als een voorschot dat de vennootschap voor jou heeft gedaan. In jouw boekhouding moet dit bedrag worden terugbetaald aan de vennootschap: het beïnvloedt je rekening-courant.
2️⃣ Professionele betaling – Bewijsstuk al geïmporteerd
In dit geval heb je al een bewijsstuk geïmporteerd in je boekhouding (manuele import of via Peppol). Het gaat om een factuur, een kassaticket, een ontvangstbewijs, een bestelbon, enz. die de aankoop voor je beroepsactiviteit aantoont. Dit is de normale en aanbevolen situatie.
Dit maakt het mogelijk de uitgave te controleren, de BTW terug te vorderen als de factuur correct is, en de kost correct te classificeren.
Dit is altijd de te verkiezen optie, ook al gaat het om een eenvoudige foto van een ticket genomen met je telefoon. Het is beter om deze link in de boekhouding te hebben dan een verantwoording "buiten de boekhouding".
3️⃣ Professionele betaling – Automatische domiciliëring
Je bevindt je in deze situatie als je een terugkerende betaling hebt, je geen factuur ontvangt maar wel een contract of een initieel document dat als bewijsstuk dienst doet. In dat geval betekent de afwezigheid van een document gekoppeld aan de betaling niet dat de uitgave onregelmatig is.
Het gaat meestal om een huurprijs of een verzekeringspremie.
⚠️ Je moet het bijbehorende contract of de abonnementsbevestiging ergens bewaren. In geval van controle is dat referentiedocument wat de terugkerende domiciliëringen rechtvaardigt.
4️⃣ Professionele betaling – Geen bewijsstuk
Met deze optie kun je een betaling verwerken ondanks het ontbreken van een bewijsstuk.
Niet-aftrekbare uitgave
Je hebt een beroepskost betaald maar je vindt het bewijsstuk niet terug. Je wilt je boekhouding niet blokkeren in afwachting van een bewijsstuk en je wilt geen risico nemen door deze betaling als fiscaal aftrekbare kost te boeken.
Net als bij een privébetaling (punt 1) wordt dit bedrag geboekt op je rekening-courant.
Aftrekbare uitgave
In dit geval besluit je de betaling te boeken als aftrekbare kost. Je hebt geen enkel bewijsstuk in je boekhouding: je moet dan in staat zijn de beroepsuitgave te verantwoorden in geval van een fiscale controle.
Bijvoorbeeld: je hebt een aankoop gedaan in een winkel en je bent het ticket kwijtgeraakt. Je verantwoordt de uitgave met een foto van het gekochte goed, een bestelmail of een ander middel om deze betaling te staven.
⚠️ Elke beroepsuitgave moet kunnen worden bewezen. Zonder bewijsstuk kan een kost worden geweigerd bij een fiscale controle, moet de teruggevorderde BTW worden teruggestort, en kan je boekhouding als onregelmatig worden beschouwd.
Meer weten over de voorwaarden voor fiscale aftrekbaarheid van een uitgave.
Bij twijfel, neem contact op via de live-chat rechtsonder of rechtstreeks met jouw vaste boekhouder.
Tot snel!