📥 Voor elk type onkostennota is er een Excel-sjabloon beschikbaar op het einde van dit artikel (invullen, opslaan als PDF en uploaden bij je uitgaven).
✈️ Per diem: reiskosten in het buitenland
Wanneer je op zakenreis gaat, betaal je maaltijden, taxi's, lokaal vervoer,... met je privérekening (en stuur je de bonnetjes niet naar je boekhouding).
Het vliegtuig, de trein en het hotel kunnen wel betaald worden door de vennootschap (facturen te uploaden bij je uitgaven).
🧾 Maak een onkostennota "per diem" aan, op het einde van je reis (of één keer per kwartaal als je liever groepeert).
Meer details:
Thuislaadkosten elektrische wagen
Heb je een elektrische wagen in je vennootschap? Als je die thuis oplaadt, kun je de laadkosten laten terugbetalen.
🔌 Stappen te volgen:
Bereken de verbruikte kWh voor de wagen (via je laadpaal of app).
Vermenigvuldig met het officieel CREG-tarief.
Maak een onkostennota aan specifiek voor deze laadkosten.
📅 Te doen elke maand of elk kwartaal, zoals het jou het beste uitkomt.
Meer details:
🚗 Kilometervergoeding: professionele verplaatsingen met je privéwagen
Heb je geen wagen in je vennootschap, maar gebruik je je privéwagen voor professionele verplaatsingen (buiten woon-werkverkeer)? Dan kan je vennootschap deze ritten terugbetalen via een forfaitaire kilometervergoeding.
🧾 Om je te laten terugbetalen: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "kilometervergoeding" aan:
Geef je verplaatsingen dag per dag op.
Vermeld het aantal gereden kilometers, het brandstoftype en de CO₂-uitstoot van het voertuig.
📆 Tarief:
van 01/07/2025 tot 30/06/2026: 0,4449 €/km
van 01/07/2026 tot 30/06/2027: 0,4761 €/km
📌 Plafond: 24.000 km/jaar, te rechtvaardigen.
Meer details:
🚴♂️ Fietsvergoeding
Als bestuurder kun je, als je een fiets gebruikt voor je woon-werkverplaatsingen, genieten van een kilometervergoeding die vrijgesteld is van belastingen en sociale bijdragen.
🧾 Om je te laten terugbetalen: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "fietsvergoeding" aan.
💶 Bedrag vanaf 01/01/2025: 0,37 € per km
📅 Jaarlijks plafond: tot 3.610 €, ofwel ongeveer 10.028 km aan dit tarief
💼 Vrijgesteld als je kiest voor het forfaitaire kostenstelsel bij de personenbelasting (PB), anders belastbaar
🏢 Combineerbaar met een bedrijfsfiets.
🧾 Andere kosten betaald met je privérekening
Voor alle andere soorten uitgaven (materiaal, software, restaurants, enz.):
📸 Bewaar het bonnetje of de factuur.
📤 Laad het bewijsstuk op bij je uitgaven in de applicatie.
💳 Geef aan dat je betaald hebt met je privérekening bij het uploaden (het bedrag wordt overgeboekt naar je rekening-courant bestuurder — je boekhouder zorgt daarvoor op het einde van het kwartaal).
💰 Zodra je rekening-courant bestuurder een krediet vertoont, kun je jezelf terugbetalen.
💡 Probeer zo weinig mogelijk beroepskosten die niet in een onkostennota zijn opgenomen met je privérekening te betalen.
🧭 Samenvatting
🗂️ Type kosten | 📋 Onkostennota | ⏰ Aanbevolen frequentie | ℹ️ Bijzonderheden |
✈️ Per diem | ✅ | Einde reis of per kwartaal | Geen bonnetje nodig bij forfait |
⚡ Elektrisch laden | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | Berekening kWh × CREG-tarief |
🚗 Kilometervergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,4449 €/km, max 24.000 km/jaar |
🚴♂️ Fietsvergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,37 €/km, max 10.028 km/jaar |
🧾 Andere kosten | ❌ (uitgave met bewijsstuk) | Doorlopend | Factuur of bonnetje verplicht |