Peppol is de nieuwe standaard voor elektronisch factureren in België. Het is gebaseerd op een regelgeving die door alle Europese landen is aangenomen.
Peppol werkt als een gecentraliseerde directory. Het is ook een gesloten en beveiligd netwerk dat fungeert als tussenpersoon voor de overdracht van handelsdocumenten zoals een factuur. Het is een kader dat door Europa is opgezet om elektronisch factureren te veralgemenen. Sinds 2023 moeten bepaalde overheidsopdrachten al verplicht via dit netwerk verlopen.
De elektronische UBL-factuur
✖️ Elektronisch factureren is niet hetzelfde als facturen per e-mail versturen.
De elektronische factuur gebruikt een specifiek formaat waarmee software de informatie op facturen kan lezen en verwerken. Elke pdf-factuur wordt gecombineerd met een computerbestand in XML-formaat. Dit XML-bestand is gestructureerd volgens een standaardformaat, de UBL (Universal Business Language). Dit formaat bestaat al sinds 2008; het Peppol-uitwisselingsnetwerk wordt vanaf 2026 verplicht.
De belangrijkste gegevens van een factuur worden zo gemarkeerd. Op die manier kan jouw software bepaalde informatie met zekerheid herkennen: datum, bedrag, BTW-detail, KBO-nummer,...
⚡ Dankzij elektronisch factureren komt de factuur met zekere gegevens in jouw applicatie terecht. De verwerking zal dan grotendeels geautomatiseerd zijn.
Bepaalde informatie zal echter nog steeds handmatig ingevuld moeten worden, zoals het beroepsmatig percentage of de boekhoudkundige categorie.
Peppol-toegangspunt
Het Peppol-netwerk werkt op basis van een toegangspunt (je ziet ook de term Access Point of AP). Het toegangspunt is de beveiligde tussenpersoon die instaat voor de overdracht van facturen. Er is één voor de verzender en één voor de ontvanger:
Het traject van jouw factuur
Zo verloopt het traject van jouw factuur:
De verzender stuurt zijn factuur naar zijn toegangspunt (in jouw geval heeft BILLY een toegangspunt ontwikkeld via een onderaannemer genaamd Digiteal)
Het toegangspunt raadpleegt het netwerk om te controleren of de ontvanger correct is geregistreerd
Als dat het geval is, wordt de factuur doorgestuurd naar het toegangspunt van de ontvanger
Het toegangspunt van de ontvanger levert de factuur af en geeft een melding in de tool van de ontvanger
Samengevat
⬆️ Bij verzending: je kunt jouw factuur niet rechtstreeks naar jouw klant sturen. De factuur moet via jouw beveiligd toegangspunt verlopen. Dat toegangspunt zorgt voor de verzending van jouw factuur, op voorwaarde dat jouw klant is geregistreerd bij een toegangspunt.
⬇️ Bij ontvangst: je moet je registreren bij een toegangspunt. Op die manier weet het toegangspunt van jouw leverancier waar het de factuur naartoe moet sturen.
Centrale Peppol-directory
Om de weg te vinden in deze "grote directory" heeft elk bedrijf een unieke Peppol-ID (bekijk de Peppol Directory). Zo kunnen toegangspunten jou met zekerheid terugvinden. We kunnen het vergelijken met een telefoonnummer om iemand te bellen.
👉🏻 Hoe ziet een Peppol-ID eruit? Heel eenvoudig. De ID bestaat uit twee delen:
Eerst een code van 4 cijfers om het type nummer aan te geven. Code 0208 geldt bijvoorbeeld uitsluitend voor Belgische ondernemingen.
Daarna jouw ondernemingsnummer
De Peppol-ID van BILLY is bijvoorbeeld 0208:0543450814.
Heb je vragen over Peppol? Neem contact met ons op via de live-chat 😇
Tot snel