Un livre de caisse (ou journal de caisse) est un document officiel dans lequel vous inscrivez tous les mouvements en cash (liquide). Cela concerne autant les indépendants que les sociétés.

La loi comptable exige que vous teniez un journal financier par moyen de paiement. Ce journal répertorie simplement des paiements d'entrée et de sortie de manière chronologique.

Le journal financier le plus courant est le journal bancaire : il liste vos transactions bancaires de manière chronologique avec des informations comme la date, le montant ou la communication.

C'est le journal le plus simple à suivre, car les informations sont déjà dans une base de données (de la banque). Si vous êtes indépendant, BILLY récupère vos transactions bancaires grâce à une synchronisation automatique avec votre banque.

Pour les paiements en liquide, le fonctionnement est le même que pour le journal bancaire. Vous devez enregistrer tous les paiements en liquide.

Sous quel format tenir le livre de caisse ? Historiquement, le livre de caisse est tenu dans un cahier en papier relié où chaque page est numérotée. Cela permet à un contrôleur de vérifier que les informations ne soient pas modifiées. Aujourd'hui, vous pouvez opter pour un outil digital. Mais attention, le logiciel doit empêcher la modification et il doit conserver la date d'inscription de chaque information ajoutée. BILLY met un livre de caisse légal à disposition pour gérer cela en toute tranquillité 🏖️

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Le livre de caisse doit être complété de manière chronologique. Pour chaque paiement, vous indiquez :

Lorsque vous retirez de l'argent de la caisse pour le déposer à la banque, vous devez inscrire une sortie de caisse. Le mouvement sera de type "Dépôt bancaire".

Si vous retirez de l'argent de la caisse pour l'utiliser dans le privé, vous devez également inscrire une sortie de caisse. Le mouvement sera de type "Retrait privé".

Le dernier jour de l'exercice, vous êtes obligé de réaliser une vérification du solde de votre journal financier.

Pour le compte bancaire, c'est la banque qui le fait pour vous. Il n'y a pas d'erreur puisque le calcul est fait automatiquement. Pour la caisse, vous devez vérifier par vous-même si la comptabilité concorde avec la réalité (cela s'appelle la concordance de caisse).

Le journal des recettes et le journal de caisse ne sont pas du même type.

Le journal de caisse enregistre les paiements liquide. Chaque paiement liquide est minutieusement repris dans ce journal.

Le journal des recettes est quant à lui un journal reprenant les revenus sans facture (que l'on appelle recettes). Ces recettes proviennent généralement d'un paiement en caisse ou en banque. Il y a donc un lien entre le livre de caisse et le journal des recettes.

Quel est alors le lien entre le livre de caisse et le journal des recettes ? Un paiement en caisse peut générer une recette dans le journal des recettes. Lors de l'inscription d'un paiement caisse, vous pouvez spécifier sur BILLY le type de mouvement. Si c'est un type "Revenu", alors nous générons automatiquement la recette dans le livre des recettes. Tout ceci est automatique grâce à BILLY, vous n'avez rien à faire et vous gagnez ainsi du temps ⏱️ Fini les fichiers Excel ou feuilles volantes sur votre bureau. Encodez directement vos revenus dans l'app !

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