Loop geen aftrekbare kosten mis

Een van de voorwaarden om een uitgave aftrekbaar te maken, is dat er ondersteunende documentatie moet zijn. Anders kan de uitgave niet worden afgetrokken. Er is geen formele vereiste: het hoeft geen factuur te zijn! In de praktijk zijn facturen en bonnetjes echter de meest gebruikte vormen van bewijs. Dit geldt vooral wanneer de factuur nodig is voor btw-terugvordering.

Met een bonnetje of factuur zonder btw-nummer kun je wel de kosten aftrekken (voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting), maar niet de btw terugvorderen.

Gebruik de onderstaande tabel 🕵🏻‍♂️ om een duidelijk beeld te krijgen :

Voorbeelden van situaties	Document dat in het algemeen wordt ontvangen
Restaurantmaaltijd	BTW-biljet: verschillend van het proformabiljet, met het BTW-nummer van de restauranthouder.
Boodschappen doen in de Colruyt of in een winkel	Ontvangstbewijs : met het btw-nummer van de winkelier. In dit geval vraag je de btw niet terug. Factuur : je kunt altijd een factuur aanvragen met jouw gegevens, in dat geval kun je de btw terugvragen (als je belastingplichtig bent).
Tankstation	Factuur met tankkaart: als je met een tankkaart betaalt, ontvang je facturen per e-mail in de juiste vorm (de btw is dan terugvorderbaar). Dit is de voorkeursoplossing (zie hier voor meer info). De andere optie is om betaal- of kassabonnen te bewaren .
Rondleiding door een bar, aankoop bij een ambachtsman	Betalingsbewijs: beter dan niets, want de betaling is het bewijs van de uitgave. Je kunt ook een kassabon krijgen met het btw-nummer van de leverancier. Zonder factuur wordt er echter geen btw teruggevorderd. Het heeft geen zin om het betalingsbewijs te bewaren als je een kassabon of factuur hebt en als je uitgaven van je bankrekening komen (je hebt een bewijs van betaling in je bankafschriften). De kassabon is alleen nuttig voor contante betalingen.
Nieuw slot voor de kantoordeur, aankoop van een plant op een markt, bestelling van hamburgers voor een vergadering met een klant, enz.	Handgeschreven papier zonder btw-nummer: alleen mogelijk voor particulieren. Als ze een professional zijn, moeten ze je een kassabon of factuur geven met hun btw-nummer erop.
Werk uitgevoerd door een aannemer	Factuur : met het btw-nummer van de leverancier.
De bus of trein nemen in België	Vervoersbewijs: zelfs als je geen echte factuur hebt, is de btw terugvorderbaar (dit is een uitzondering voor openbaar vervoer in België: een gewoon vervoersbewijs volstaat).
Een tweedehands auto of telefoon kopen van een professional	Factuur : zelfs als deze handgeschreven is, moet deze het btw-nummer van de leverancier bevatten.
Een tweedehands auto of telefoon kopen van een particulier	Schriftelijk document of e-mail: bijvoorbeeld voor de aankoop van een gereviseerde auto of telefoon.
Een taxi, Uber of andere VTC nemen	Factuur of ontvangstbewijs: of je hebt een mobiele applicatie waarop het ontvangstbewijs automatisch wordt gegenereerd, of de chauffeur moet je een papieren ontvangstbewijs geven.
Kantoor huren	Huurcontract of schriftelijk document/e-mail: hierin staan de voorwaarden, de hoogte van de huur, de opzegtermijn, de gehuurde ruimte, enz. Bankafschrift: bewijs dat de kosten zijn afgeschreven. Het huurcontract alleen is niet voldoende.
Sociale bijdragen	Bericht van vervaldatum verstuurd door je sociaal verzekeringsfonds
Wat met je BILLY-facturen 😎?	Digitale factuur : elke maand ontvang je een factuur in PDF-formaat. Vanaf 2023 wordt deze factuur automatisch opgenomen in je uitgaven.

Als we het over een factuur hebben, staat er meestal het woord "Factuur" op. Hetzelfde geldt voor een ticket.

Tot slot betaal je je gemengde uitgaven (met een privé- en een beroepsgedeelte) van je zakelijke bankrekening. In het geval van een audit hoef je dan niet je privé bankafschriften te overleggen om de uitgaven te bewijzen. Als er niet genoeg geld op je professionele rekening staat, kun je gewoon een lening afsluiten van je privérekening naar de professionele rekening.

💡 Bestel je online ? Zorg ervoor dat je een professionele account aanmaakt op de online verkoopsite voordat je de bestelling plaatst. Zo krijg je een correcte btw-factuur. Zodra de bestelling is geplaatst met een privéaccount, is het zelden mogelijk om een btw-factuur terug te krijgen.