Mis geen enkele aftrekbare kost
Een van de voorwaarden voor de aftrekbaarheid van een uitgave is dat je een bewijsstuk hebt. Zonder bewijsstuk is de kost niet aftrekbaar. Er is geen vormvereiste: het hoeft niet per se een factuur te zijn!
In de praktijk zijn de factuur of het ticket toch de meest gebruikte bewijzen. Zeker wanneer de factuur nodig is om de BTW terug te vorderen.
Een ticket of factuur zonder jouw BTW-nummer laat je toe de kost af te trekken (bij de personenbelasting of vennootschapsbelasting), maar niet om de BTW terug te vorderen.
Om je wegwijs te maken, gebruik de onderstaande tabel 🕵🏻♂️:
Voorbeelden van situaties | Document vereist voor aftrekbaarheid | Tolerantie bij verlies van het document |
Maaltijd in een restaurant | BTW-ticket: verschilt van het proformaticket, met het BTW-nummer van de restauranthouder. | Geen tolerantie. |
Aankoop bij Colruyt of in een winkel | Kassaticket: met BTW-nummer van de handelaar. In dit geval vorder je de BTW niet terug.
Factuur: je kunt altijd een factuur op jouw naam aanvragen. In dat geval kun je de BTW terugvorderen (als je BTW-plichtig bent). | Geen tolerantie. |
Tankstation (benzinepomp, laadstation) | Factuur met tankkaart: door te betalen met een tankkaart ontvang je correcte facturen per e-mail (de BTW is dan terugvorderbaar). Dit is de aan te raden oplossing (zie meer info hier). | Betalingsbewijs (betaalticket of bankuitreksel): beter dan niets, aangezien de betaling een bewijselement is van de uitgave. |
Rondje in een café, aankoop bij een ambachtsman | Factuur of kassaticket met BTW-nummer van de leverancier. | Geen tolerantie. |
De bus of trein nemen in België | Vervoerticket: ook al is het geen formele factuur, toch is de BTW terugvorderbaar (dit is een uitzondering voor openbaar vervoer in België, een eenvoudig ticket volstaat). | Geen tolerantie. |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een professional | Factuur: ook handgeschreven, moet het BTW-nummer van de leverancier bevatten. | Geen tolerantie. |
Aankoop van een tweedehands auto of telefoon bij een particulier | Schriftelijk document of e-mail: bijvoorbeeld voor de aankoop van een auto of een refurbished telefoon. | Geen tolerantie. |
Tweedehands aankoop bij een particulier online (Vinted, 2dehands,...) | Bevestigingsmail van de online aankoop | Geen tolerantie. |
Een taxi, Uber of andere VTC nemen | Factuur of ontvangstbewijs: ofwel heb je een mobiele app waarop het ontvangstbewijs automatisch wordt aangemaakt, ofwel moet de chauffeur je een papieren ontvangstbewijs bezorgen. | Geen tolerantie. |
Huur voor jouw kantoor | Huurcontract of schriftelijk document / e-mail: vermeldt de duur, het huurbedrag, de opzegtermijn, de gehuurde ruimte... | Bankuitreksel: bewijs voor de aftrek van de uitgave. Het huurcontract alleen is niet voldoende. |
Sociale bijdragen | Jaarlijks betalingsattest van de sociale bijdragen verstuurd door jouw sociaal verzekeringsfonds het jaar nadien.
De driemaandelijkse betalingsberichten dienen in jouw boekhouding te worden ingegeven om jouw belastingprognoses correct te kunnen berekenen. | Bankuitreksel: bewijs voor de aftrek van de uitgave. |
Werken door een aannemer | Factuur: met BTW-nummer van de leverancier. | Geen tolerantie. |
Nieuw slot voor de kantoordr, aankoop van een plant op een markt, bestelling van burgers voor een klantafspraak | Handgeschreven document zonder BTW-nummer: alleen mogelijk als het om een particulier gaat. Als het een professional is, moet hij je immers een kassaticket of factuur met zijn BTW-nummer bezorgen. | Geen tolerantie. |
En jouw BILLY-facturen 😎? | Digitale factuur: elke maand wordt er een factuur in PDF aangemaakt en automatisch opgeslagen bij jouw uitgaven. Je hoeft deze niet zelf in jouw uitgaven te plaatsen. | Geen tolerantie. |
Betaal je gemengde uitgaven (met een privégedeelte en een beroepsgedeelte) ook vanuit jouw professionele bankrekening. Bij een controle hoef je dan geen privé-bankuittreksels voor te leggen om de uitgave te bewijzen. Als jouw professionele rekening onvoldoende saldo heeft, kun je eenvoudigweg een lening doen van jouw privérekening naar jouw professionele rekening.
💡 Bestel je online? Maak dan een professioneel account aan op de webshop vóór je de bestelling plaatst. Zo ontvang je een correcte BTW-factuur. Eens de bestelling geplaatst is met een privéaccount, is het zelden mogelijk om achteraf nog een BTW-factuur te bekomen.