📥 Voor elk type onkostennota is er een Excel-sjabloon beschikbaar aan het einde van dit artikel (in te vullen, op te slaan als PDF en in te dienen bij je uitgaven).
✈️ Per diem: de reisvergoedingen naar het buitenland
Wanneer je op zakenreis gaat, betaal je je maaltijden, taxi's, lokaal vervoer,... met je privérekening (en stuur de bonnetjes niet naar je boekhouding).
Het vliegtuig, de trein en het hotel kunnen door het bedrijf worden betaald (facturen in te dienen bij je uitgaven).
🧾 Maak een onkostennota "per diem" aan, aan het einde van je reis (of eens per kwartaal als je liever bundelt).
Meer details:
Kosten voor het opladen van elektrische auto's thuis
Heb je een elektrische auto in je bedrijf? Als je deze thuis oplaadt, kun je de laadkosten terugbetaald krijgen.
🔌 Stappen om te volgen:
Bereken de verbruikte kWh voor de auto (via je laadpaal of app).
Vermenigvuldig met het officiële CREG-tarief.
Maak een onkostennota voor deze laadkosten.
📅 Te doen elke maand of kwartaal, afhankelijk van wat je uitkomt.
Meer details:
🚗 Kilometervergoeding: zakelijke ritten met je privéauto
Heb je geen auto in je bedrijf, maar gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten (buiten woon-werkverkeer)? Je bedrijf kan deze ritten vergoeden via een forfaitaire kilometervergoeding.
🧾 Om terugbetaald te worden: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "kilometervergoeding" aan:
Detailleer je ritten dag per dag.
Vermeld het aantal gereden kilometers, het type brandstof en de CO₂-uitstoot van het voertuig.
📆 Huidig tarief (tot 30/06/2026): 0,4449 €/km
📌 Maximum: 24.000 km/jaar, te verantwoorden.
Meer details:
🚴♂️ Fietsvergoeding
Als bestuurder, als je een fiets gebruikt voor je woon-werkverkeer, kun je profiteren van een belastingvrije en sociale zekerheidsbijdragevrije kilometervergoeding.
🧾 Om terugbetaald te worden: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "fietsvergoeding" aan.
💶 Bedrag vanaf 01/01/2025: 0,36 € per km
📅 Jaarlijks maximum: tot 3 610 €, wat neerkomt op ongeveer 10 028 km tegen dit tarief
💼 Vrijgesteld als je kiest voor de forfaitaire kosten bij de PB, anders belastbaar
🏢 Combineerbaar met een bedrijfsfiets.
🧾 Andere kosten betaald met je privérekening
Voor alle andere soorten uitgaven (materiaal, software, restaurants, etc.):
📸 Bewaar het bonnetje of de factuur.
📤 Upload het bewijs in je uitgaven in de app.
💳 Geef aan dat je met je privérekening hebt betaald bij het indienen (het bedrag wordt overgemaakt naar je lopende rekening als bestuurder - je boekhouder regelt dit aan het einde van het kwartaal).
💰 Zodra je lopende rekening als bestuurder positief is, kun je jezelf terugbetalen.
💡 Vermijd zoveel mogelijk om je zakelijke uitgaven die niet in een onkostennota zijn opgenomen, met je privérekening te betalen.
🧭 In het kort
🗂️ Type kosten | 📋 Onkostennota | ⏰ Aanbevolen frequentie | ℹ️ Specificaties |
✈️ Per diem | ✅ | Einde van de reis of per kwartaal | Geen bon nodig als forfait |
⚡ Elektrisch opladen | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | Berekening kWh × CREG-tarief |
🚗 Kilometervergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,4449 €/km, max 24.000 km/jaar |
🚴♂️ Fietsvergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,36 €/km, max 10.028 km/jaar |
🧾 Andere kosten | ❌ (uitgave met bewijs) | Doorlopend | Factuur of bon verplicht |