📥 Voor elk type onkostennota is er een Excel-sjabloon beschikbaar aan het einde van dit artikel (in te vullen, op te slaan als PDF en in te dienen bij uw uitgaven).
✈️ Per diem: de reisvergoedingen naar het buitenland
Wanneer u op zakenreis gaat, betaal dan uw maaltijden, taxi's, lokaal vervoer, ... met uw privérekening (en stuur de bonnetjes niet naar uw boekhouding).
Het vliegtuig, de trein en het hotel kunnen wel door het bedrijf worden betaald (facturen in te dienen bij uw uitgaven).
🧾 Maak een onkostennota "per diem" aan, aan het einde van uw reis (of eens per kwartaal als u liever bundelt).
Meer details:
Kosten voor het opladen van elektrische voertuigen thuis
Heeft u een elektrische auto in uw bedrijf? Als u deze thuis oplaadt, kunt u de oplaadkosten terugbetaald krijgen.
🔌 Stappen om te volgen:
Bereken de verbruikte kWh voor de auto (via uw laadpaal of app).
Vermenigvuldig met het officiële CREG-tarief.
Maak een onkostennota voor deze oplaadkosten.
📅 Te doen elke maand of kwartaal, afhankelijk van wat u het beste uitkomt.
Meer details:
🚗 Kilometervergoeding: zakelijke ritten met uw privéauto
Heeft u geen auto in uw bedrijf, maar gebruikt u uw privéauto voor zakelijke verplaatsingen (buiten woon-werkverkeer)? Uw bedrijf kan deze ritten vergoeden via een forfaitaire kilometervergoeding.
🧾 Om terugbetaald te worden: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "kilometervergoeding" aan:
Detailleer uw verplaatsingen dag per dag.
Vermeld het aantal gereden kilometers, het type brandstof en de CO₂-uitstoot van het voertuig.
📆 Huidig tarief (tot 30/06/2026): 0,4449 €/km
📌 Maximum: 24.000 km/jaar, te verantwoorden.
Meer details:
🚴♂️ Fietsvergoeding
Als bestuurder, als u een fiets gebruikt voor uw woon-werkverkeer, kunt u profiteren van een belastingvrije en sociale zekerheidsbijdragevrije kilometervergoeding.
🧾 Om terugbetaald te worden: maak elke maand of elk kwartaal een onkostennota "fietsvergoeding" aan.
💶 Bedrag vanaf 01/01/2025: 0,36 € per km
📅 Jaarlijks maximum: tot 3 610 €, wat neerkomt op ongeveer 10 028 km tegen dit tarief
💼 Vrijgesteld als u kiest voor de forfaitaire kosten bij de PB, anders belastbaar
🏢 Combineerbaar met een bedrijfsfiets.
🧾 Andere kosten betaald met uw privérekening
Voor alle andere soorten uitgaven (materiaal, software, restaurants, enz.):
📸 Bewaar het bonnetje of de factuur.
📤 Upload het bewijs in uw uitgaven in de app.
💳 Geef aan dat u met uw privérekening heeft betaald bij het indienen (het bedrag wordt overgemaakt naar uw lopende rekening als bestuurder - uw accountant regelt dit aan het einde van het kwartaal).
💰 Zodra uw lopende rekening als bestuurder positief is, kunt u zichzelf terugbetalen.
💡 Vermijd zoveel mogelijk het betalen van zakelijke uitgaven die niet in een onkostennota zijn opgenomen met uw privérekening.
🧭 In het kort
🗂️ Type kosten | 📋 Onkostennota | ⏰ Aanbevolen frequentie | ℹ️ Specificaties |
✈️ Per diem | ✅ | Einde van de reis of per kwartaal | Geen bon nodig als forfait |
⚡ Elektrisch opladen | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | Berekening kWh × CREG-tarief |
🚗 Kilometervergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,4449 €/km, max 24.000 km/jaar |
🚴♂️ Fietsvergoeding | ✅ | Maandelijks of per kwartaal | 0,36 €/km, max 10.028 km/jaar |
🧾 Andere kosten | ❌ (uitgave met bewijs) | Doorlopend | Factuur of bon verplicht |