Peppol est le nouveau standard de la facturation électronique, en Belgique, mais également partout en Europe.
Peppol est un carnet d'adresse et un réseau sécurisé qui sert d'intermédiaire à la transmission de facture. C'est un cadre établi par l'Europe pour généraliser la facturation électronique. Depuis 2023, certains marchés publics doivent déjà obligatoirement passer par ce réseau.
La facture électronique UBL
Grâce à la facturation électronique, chaque facture PDF sera "enrichie" d'un fichier informatique. Ce fichier, au format XML, permet de baliser les données d'une facture. Ces balises doivent respecter une structure, à savoir le format UBL (pour Universal Business Language). De la sorte, votre logiciel est capable de reconnaitre avec certitude certaines informations : date, montant, détail TVA, numéro BCE,...
⚡ Grâce à la facturation électronique, la facture arrivera dans votre application avec des données certaines. L'encodage sera alors fortement automatisé.
Par contre, certaines informations resteront à définir, comme la quote-part professionnelle ou la catégorie comptable.
Obligatoire si soumis à TVA et en B2B
Dès le 1er janvier 2026, tous les indépendants en personne physique ou les sociétés belges soumises à TVA devront utiliser des factures électroniques structurées Peppol lorsqu'elles vendent à un autre professionnel (B2B).
1️⃣ Activités soumises à TVA
Peppol vise les activités soumises à la TVA comme un assujetti trimestriel ou un franchisé.
Les exemptés TVA comme les professions médicales et paramédicales ne sont pas concernées. Attention, certains exemptés TVA sont en réalité des assujettis mixtes, car ils exercent également une activité soumise à TVA (dans la santé, par exemple, il s'agit des actes non thérapeutiques). Dans ce cas, ils sont soumis à l'obligation Peppol.
2️⃣ Pour les ventes : uniquement si client professionnel (B2B)
Les factures envoyées à des particuliers ne sont pas soumises à l'obligation Peppol. Le client doit avoir un numéro BCE.
Je suis assujetti à la TVA, mais je facture que des clients particuliers (B2C) ? Dans ce cas, vous ne devez pas passer par Peppol pour l'envoi de vos factures. Par contre, vous devez vous enregistrer sur le réseau afin de recevoir les factures de vos fournisseurs.
Je vais au restaurant ou je paie un parking, vais-je recevoir le ticket via Peppol ? Non, Peppol ne concerne que les factures, pas les tickets.
Fonctionnement d'un point d'accès Peppol
Le réseau Peppol fonctionne sur base d'un point d'accès (vous verrez aussi le terme Access Point ou AP). Le point d'accès est l'intermédiaire sécurisé qui s'occupe de transférer les factures. Il y en a un pour l'émetteur et un pour le récepteur :
Chemin parcouru par votre facture
Voici le parcours de votre facture :
L'émetteur envoie sa facture à son point d'accès (dans votre cas, BILLY a développé un point d'accès via un sous-traitant appelé Digiteal)
Le point d'accès questionne le réseau, pour voir si le récepteur est bien inscrit
Si c'est le cas, la facture est transmise au point d'accès du récepteur
Le point d'accès du récepteur délivre et notifie la facture dans l'outil du récepteur
En résumé
⬆️ En envoi : vous ne pouvez pas envoyer en direct votre facture à votre client. La facture doit transiter par votre point d'accès sécurisé. C'est lui qui se charge d'envoyer votre facture, pour autant que votre client soit inscrit dans un point d'accès.
⬇️ En réception : vous devez vous inscrire à un point d'accès. De la sorte, le point d'accès de votre fournisseur est au courant et sait où il doit envoyer la facture.
Identifiant Peppol unique
Afin de s'y retrouver dans ce "grand annuaire", chaque entreprise a un identifiant (ID) Peppol unique. Cela permet aux points d'accès de vous retrouver de manière certaine. Nous pouvons le comparer à un numéro de téléphone pour appeler quelqu'un.
À quoi ressemble un identifiant Peppol ? C'est tout simple. L'identifiant se compose de deux parties :
D'abord un code à 4 chiffres pour indiquer le type de numéro. Par exemple, le code 0208 concerne uniquement les entreprises belges.
Ensuite, votre numéro d'entreprise
Le Peppol ID de BILLY, par exemple, est le 02080543450814.
Enregistrement au point d'accès Peppol
⬇️ En réception (unique)
Peppol fonctionne comme une boîte aux lettres. Vous devrez choisir un seul prestataire capable de recevoir votre "courrier" dans cette boîte aux lettres.
⚠️ Vous ne pouvez vous inscrire que dans un seul point d'accès "récepteur". Privilégiez BILLY pour centraliser la collecte de vos factures venant de Peppol.
Je suis déjà inscrit dans un point d'accès ? Vous devez alors d'abord vous désinscrire de celui-ci avant de vous inscrire sur BILLY.
⬆️ En envoi
Vous pouvez utiliser plusieurs points d'accès pour envoyer vos factures électroniques. Nous vous recommandons cependant de tout centraliser sur BILLY, peu importe la méthode de création de vos factures :
Facture via BILLY : en 1 clic, vous activez l'option d'envoi via Peppol, au moment d'envoyer votre facture.
Facture via Excel, Word ou un autre logiciel : vous devez importer votre facture PDF dans BILLY. Elle sera alors convertie automatiquement dans le bon format. Vous pourrez ensuite l'envoyer en 1 clic sur le réseau Peppol.
⛔ Les factures envoyées ne pourront plus être modifiées. Il faudra obligatoirement émettre une note de crédit de correction.
Gratuit avec BILLY
BILLY gère pour vous l'inscription sur le réseau de manière automatisée afin de vous éviter tous tracas 👌🏻
La génération des factures électroniques et l'envoi/réception sur le réseau Peppol comporte un coût. Ce coût est compris dans votre abonnement BILLY.
Vous avez des questions concernant Peppol ? Contactez-nous via le live-chat 😇
À très vite