Peppol is de nieuwe standaard voor elektronische facturatie, niet alleen in België maar in heel Europa.
Peppol werkt als een gecentraliseerd adresboek. Het is ook een gesloten, beveiligd netwerk dat als tussenpersoon fungeert voor de overdracht van commerciële documenten zoals facturen. Het is een kader dat door Europa werd opgezet om elektronische facturatie meer ingang te doen vinden. Sinds 2023 zijn sommige overheidsopdrachten al verplicht om dit netwerk te gebruiken.
De elektronische factuur van UBL
✖️ Elektronische facturatie betekent niet dat facturen per e-mail worden verstuurd.
Elektronische facturatie gebruikt een specifiek formaat waarmee software factuurinformatie kan lezen en verwerken. Elke PDF-factuur wordt gecombineerd met een computerbestand in XML-formaat. Dit XML-bestand is gestructureerd volgens een standaardformaat, UBL (Universal Business Language). Dit formaat bestaat sinds 2008 en het Peppol uitwisselingsnetwerk zal vanaf 2026 de standaard zijn.
De belangrijkste gegevens op een factuur worden op deze manier getagd. Zo kan je software bepaalde informatie met zekerheid herkennen: datum, bedrag, btw-gegevens, ECB-nummer, enz.
⚡ Dankzij elektronische facturatie komt de factuur met bepaalde gegevens in uw toepassing terecht. Het coderen zal dan in hoge mate geautomatiseerd zijn.
Sommige informatie moet echter nog worden gedefinieerd, zoals het beroepsaandeel of de boekhoudkundige categorie.
Peppol toegangspunt
Het Peppol-netwerk werkt op basis van een toegangspunt (je zult ook de term Access Point of AP tegenkomen). Het toegangspunt is de beveiligde tussenpersoon die instaat voor de overdracht van facturen. Er is er één voor de verzender en één voor de ontvanger:
De route die je factuur aflegt
Dit is het traject dat je factuur aflegt:
De verzender stuurt zijn factuur naar zijn toegangspunt (in jouw geval heeft BILLY een toegangspunt ontwikkeld via onderaannemer Digiteal)
Het toegangspunt controleert het netwerk om te zien of de ontvanger geregistreerd is
Als dat zo is, wordt de factuur naar het toegangspunt van de ontvanger gestuurd
Het toegangspunt van de ontvanger geeft de factuur uit en meldt deze in de tool van de ontvanger
Samengevat
⬆️ Versturen: je kunt de factuur niet rechtstreeks naar je klant sturen. De factuur moet via je beveiligde toegangspunt gaan. Dit is verantwoordelijk voor het verzenden van je factuur, op voorwaarde dat je klant geregistreerd is bij een toegangspunt.
⬇️ Bij ontvangst: je moet je registreren bij een toegangspunt. Zo weet het toegangspunt van je leverancier waar hij de factuur naartoe moet sturen.
Peppol centraal adresboek
Om je wegwijs te maken in dit "grote repertorium" heeft elk bedrijf een unieke Peppol-identificatie (ID) (meer weten over het Peppol repertorium). Hierdoor kunnen toegangspunten je met zekerheid vinden. We kunnen het vergelijken met een telefoonnummer om iemand te bellen.
👉🏻 Hoe ziet een Peppol ID eruit? Het is heel eenvoudig. De identificatie bestaat uit twee delen:
Ten eerste, een 4-cijferige code om het type nummer aan te duiden. Code 0208 is bijvoorbeeld alleen van toepassing op Belgische bedrijven.
Dan je bedrijfsnummer
BILLY's Peppol ID is bijvoorbeeld 0208:0543450814.
Heb je vragen over Peppol? Contacteer ons via live-chat 😇
Tot snel