Peppol is de nieuwe standaard voor elektronische facturatie, niet alleen in België maar in heel Europa.
Peppol is een adresboek en een beveiligd netwerk dat als tussenpersoon fungeert voor de overdracht van facturen. Het is een kader dat door Europa werd vastgelegd voor een wijdverspreid gebruik van elektronische facturatie. Sinds 2023 is het voor bepaalde overheidsopdrachten verplicht om dit netwerk te gebruiken.
UBL elektronische facturatie
Bij elektronische facturatie wordt elke PDF-factuur "verrijkt" met een computerbestand. Dit bestand, in XML-formaat, wordt gebruikt om de factuurgegevens te taggen. Deze tags moeten een structuur respecteren, namelijk het UBL-formaat (Universal Business Language). Op die manier kan je software bepaalde informatie met zekerheid herkennen: datum, bedrag, btw-gegevens, ECB-nummer, enz.
⚡ Dankzij elektronische facturatie komt de factuur met bepaalde gegevens in uw toepassing terecht. Het coderen zal dan in hoge mate geautomatiseerd zijn.
Sommige gegevens moeten echter nog worden gedefinieerd, zoals het beroepsaandeel of de boekhoudkundige categorie.
Verplicht indien BTW-plichtig en B2B
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle zelfstandigen en Belgische btw-plichtige bedrijven elektronische facturen met Peppol-structuur gebruiken wanneer ze verkopen aan een andere professional (B2B).
1️⃣ BTW-plichtige activiteiten
Peppol richt zich op btw-plichtige activiteiten, zoals driemaandelijks belastingplichtigen of franchisenemers.
Activiteiten die vrijgesteld zijn van btw, zoals medische en paramedische beroepen, vallen hier niet onder. Houd er rekening mee dat sommige btw-vrijgestelde personen in feite gemengde belastingplichtigen zijn, omdat ze ook een activiteit uitoefenen die aan btw is onderworpen (in de gezondheidssector zijn dit bijvoorbeeld niet-therapeutische handelingen). In dat geval zijn ze onderworpen aan de Peppol-verplichting.
2️⃣ Voor verkoop: enkel B2B-klanten
Facturen naar particulieren zijn niet onderworpen aan de Peppol-verplichting. De klant moet wel een ECB-nummer hebben.
Ik ben btw-plichtig, maar ik factureer alleen aan particuliere klanten (B2C)? In dit geval hoef je Peppol niet te gebruiken om je facturen te versturen. Je moet je wel registreren op het netwerk om facturen van je leveranciers te ontvangen.
Ik ga naar een restaurant of betaal voor een parking, ontvang ik mijn ticket via Peppol? Nee, Peppol heeft enkel betrekking op facturen, niet op tickets.
Hoe werkt een Peppol toegangspunt?
Het Peppol netwerk werkt op basis van een toegangspunt (je zal ook de term Access Point of AP tegenkomen). Het toegangspunt is de beveiligde tussenpersoon die instaat voor de overdracht van facturen. Er is er één voor de verzender en één voor de ontvanger:
De route die je factuur aflegt
Dit is het traject dat je factuur aflegt:
De verzender stuurt zijn factuur naar zijn toegangspunt (in jouw geval heeft BILLY een toegangspunt ontwikkeld via onderaannemer Digiteal)
Het toegangspunt controleert het netwerk om te zien of de ontvanger geregistreerd is
Als dat zo is, wordt de factuur naar het toegangspunt van de ontvanger gestuurd
Het toegangspunt van de ontvanger geeft de factuur uit en meldt deze in de tool van de ontvanger
Samengevat
⬆️ Door te verzenden: je kunt je factuur niet rechtstreeks naar je klant sturen. De factuur moet via je beveiligde toegangspunt gaan. Dit is verantwoordelijk voor het verzenden van je factuur, op voorwaarde dat je klant geregistreerd is bij een toegangspunt.
⬇️ Bij ontvangst: je moet je registreren bij een toegangspunt. Dit zorgt ervoor dat het toegangspunt van je leverancier weet waar hij de factuur naartoe moet sturen.
Unieke Peppol-identificatie
Om je te helpen je weg te vinden in dit "grote telefoonboek", heeft elk bedrijf een unieke Peppol-identificatie (ID). Hierdoor kunnen toegangspunten je met zekerheid vinden. We kunnen het vergelijken met een telefoonnummer om iemand te bellen.
Hoe ziet een Peppol ID eruit? Het is heel eenvoudig. De identificatiecode bestaat uit twee delen:
Ten eerste, een 4-cijferige code om het type nummer aan te duiden. Code 0208 is bijvoorbeeld alleen van toepassing op Belgische bedrijven.
Dan je bedrijfsnummer
BILLY's Peppol ID is bijvoorbeeld 02080543450814.
Peppol toegangspunt registratie
⬇️ Inkomend (uniek)
Peppol werkt zoals een mailbox. Je moet één enkele provider kiezen die jouw "post" in deze mailbox kan ontvangen.
⚠️ Je kan je maar bij één "ontvangend" toegangspunt registreren. Kies voor BILLY om het ophalen van je facturen bij Peppol te centraliseren.
Ik ben al ingeschreven bij een toegangspunt? Dan moet je je eerst uitschrijven bij dat toegangspunt vooraleer je je inschrijft bij BILLY.
⬆️ versturen
Je kan verschillende toegangspunten gebruiken om je elektronische facturen te versturen. We raden je echter aan om alles te centraliseren op BILLY, ongeacht hoe je je facturen aanmaakt:
Factuur via BILLY: met 1 klik activeer je de optie om via Peppol te verzenden bij het versturen van je factuur.
Factuur via Excel, Word of andere software: je moet je PDF factuur importeren in BILLY. Deze wordt dan automatisch omgezet in het juiste formaat. Je kan ze dan in 1 klik versturen op het Peppol netwerk.
⛔ Verstuurde facturen kunnen niet meer gewijzigd worden. Er moet een correctie creditnota worden opgemaakt.
Gratis met BILLY
BILLY beheert automatisch je registratie op het netwerk, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over 👌🏻
Het genereren van elektronische facturen en het verzenden/ontvangen ervan op het Peppol netwerk brengt kosten met zich mee. Deze kosten zijn inbegrepen in je BILLY abonnement.
Heb je vragen over Peppol? Contacteer ons via live-chat 😇
Tot binnenkort